Teamleider P&O-bedrijfsvoering

Voor het komende jaar zoeken we iemand die kwartier gaat maken voor het opzetten van een hoogwaardig 'P&O-servicecentrum'. Dit is nog een werktitel, maar het schetst een beeld van waar we naartoe willen. Een servicecentrum waar vandaan uitvoering wordt gegeven aan een stabiele, kwalitatief hoogwaardige en datagedreven P&O-bedrijfsvoering. Het moet de ruggengraat van de afdeling vormen, met als kernopdracht:

• zorgen voor betrouwbare, efficiënte en compliant uitvoering van P&O beleid, processen en bijbehorende administratie
• zorgen dat het personeelssysteem de (gestandaardiseerde) processen optimaal ondersteunt
• zorgen dat relevante en actuele data- en stuurinformatie wordt gegenereerd

In het afgelopen jaar is een belangrijke stap voorwaarts gezet in deze beweging door de implementatie van AFAS Profit, als geïntegreerd SaaS-platform voor HRM en Payroll. Daarmee is een stevig fundament gelegd voor één centrale P&O-omgeving, met workflowgestuurde processen, selfservice en één P&O-databron.

De basis staat – en juist daarom is dit het moment om door te pakken en de volgende fase in te gaan. Want we willen de kwaliteit van het werk en de dienstverlening nu echt naar een hoger plan tillen en niet halverwege de ontwikkeling blijven hangen. En daar kunnen we wel wat duidelijke sturing en actieve begeleiding bij gebruiken.

Tijdelijke teamleider

Het kwartiermaken combineer je met de dagelijkse leiding over een deel van de afdeling. Hiermee is niet gezegd dat deze functionarissen in een later stadium ook per definitie onderdeel uitmaken van het 'P&O-servicecentrum'. Maar het is wel de groep van medewerkers (ongeveer 12) waarmee, vanuit het huidige perspectief, logischerwijs vorm en inhoud gegeven kan gaan worden aan de opbouw van dat servicecentrum. Samen met hen ontdekken waar de kansen liggen, hoe rollen en functies moeten veranderen en hen coachen en begeleiden bij die verandering. Terwijl je ze tegelijkertijd in staat stelt om de dagelijkse winkel open te houden. Concreet gaat het om de medewerkers uit het huidige thuisteam Administratie, aangevuld met de HR-informatie analist, de (tijdelijke) medewerker leren & ontwikkelen en de recruiter (adviseur arbeidsmarkt). Daarnaast gaat het ook om de medewerkers uit het huidige thuisteam Personeelsadvies. De functie van deze medewerkers wordt momenteel nog teveel belast met uitvoering van operationele en administratieve taken. Door dagelijks en rechtstreeks met hen te werken kan goed worden bekeken hoe dit effectiever moet worden georganiseerd ten gunste van een doorontwikkeling naar meer adviespartnerschap.

De totale afdeling bestaat uit zo'n 28 medewerkers (excl. inhuur) en de doorontwikkeling van de P&O-bedrijfsvoering vormt een cruciale voorwaarde voor de doorontwikkeling van de gehele afdeling. Het schept de noodzakelijke ruimte om de tijd en aandacht te kunnen verleggen naar de veranderende rol van P&O, waarbij meer strategisch partnerschap wordt gevraagd. Daarom ben je als tijdelijke teamleider-kwartiermaker een belangrijke partner en adviseur voor de manager POM, die bezig is met het vormgeven van het toekomstgerichte perspectief op P&O en de bijbehorende doorontwikkeling van de gehele afdeling.

Aansturing en positionering

• Je geeft dagelijks leiding aan de eerder genoemde functionarissen (p-verantwoordelijkheid)
• Je stuurt vanuit die rol op bezetting/capaciteit, prioritering in het werk, werkverdeling en continuïteit in de dagelijkse dienstverlening
• Je coacht en begeleidt medewerkers bij de uitvoering van het werk en in hun professionele ontwikkeling
• Je combineert dit met het invullen van het kwartiermakerschap gericht op een stabiele, toekomstbestendige en datagedreven P&O-bedrijfsvoering ('P&O-servicecentrum')
• Je vormt een stevig tandem met de manager POM en bent voor haar een sparring partner en adviseur in het kader van de doorontwikkeling van de gehele afdeling
• Je werkt nauw samen met teamleider Functioneel Beheer (INFO), functioneel beheerder AFAS, P&O-proceseigenaren, procesadviseurs, informatieadviseur en het management

Team en context

Deze opdracht is gekoppeld aan de afdeling Personeel & Organisatie en Managementondersteuning (POM). Deze afdeling is samen met de andere 12 afdelingen ondersteunend aan het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie. In de afdeling werken collega's van operationeel tot strategisch niveau aan de uiteenlopende P&O-thema's van de organisatie en daarnaast maken ook de managementondersteuners deel uit van onze afdeling.