Omschrijving
Als bestuurssecretaresse bij Gemeente Breda ben jij de spin in het web. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, ook als het druk is of als plannen veranderen. Je weet wat belangrijk is en wat even kan wachten. Je werkt nauw samen met het bestuur en bent een buffer tussen de interne organisatie en de buitenwereld.
Je beheert agenda's en stelt prioriteiten op basis van inhoud en (politiek)-bestuurlijke verhoudingen.
Je verzorgt vertrouwelijke correspondentie en schakelt snel als agenda's wijzigen.
Samen met je collega bereid je het wekelijkse directeurenoverleg voor, draag je zorg voor het aanleveren van de stukken en het klaarmaken van de agenda.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's en externe relaties.
Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten en zorgt voor een gastvrije ontvangst.
Je bewaakt de voortgang van afspraken en regelt vervoer, etentjes en attenties.
Je signaleert knelpunten in de planning, plant vooruit en zorgt dat benodigde informatie tijdig beschikbaar is.
Team
Je komt terecht bij het directiesecretariaat, onderdeel van de afdeling Concernadvies. De afdeling werkt aan strategische vraagstukken zoals gemeentebeleid, public affairs en de lobbyagenda van het bestuur. Als bestuurssecretaresse ondersteun je het college van burgemeester en wethouders. Samen met je collega's zorg je voor een soepel lopende organisatie en een goed geïnformeerd bestuur.
In het team ondersteunen we niet alleen het bestuur, maar ook elkaar. Bij ziekte of afwezigheid springen we bij waar nodig. Dat vraagt wat flexibiliteit in werkdagen, maar levert ook een hecht en betrouwbaar team op waarin je op elkaar kunt rekenen.
Eisen
- Uw kandidaat heeft minimaal een afgeronde secretariële MBO opleiding zoals directiesecretaresse, managementassistent of officemanagement. Dit moet blijken uit het cv.
- Uw kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring als bestuurssecretaresse. Dit moet blijken uit het cv.
- Uw kandidaat heeft aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse binnen een politiek-bestuurlijke omgeving. Deze ervaring is opgedaan binnen een overheidsorganisatie. Dit moet blijken uit het cv.
- Uw kandidaat is minimaal 3 dagen per week aanwezig op kantoor. Dit moet blijken uit het cv.
- Het cv bevat minimaal één relevante referentie uit de afgelopen 5 jaar, waaruit blijkt dat de kandidaat ervaring heeft met werkzaamheden die naar aard en omvang vergelijkbaar zijn met de opdracht. De referentie bevat ten minste: de naam van de organisatie; de naam en functie van de contactpersoon; contactgegevens (telefoonnummer en/of e-mailadres). De inschrijver staat in voor de juistheid, volledigheid en controleerbaarheid van de in het cv en de referentie opgenomen gegevens. Door inschrijving verleent de inschrijver toestemming aan de aanbestedende dienst om de opgegeven referentie te verifiëren. De aanbestedende dienst kan contact opnemen met de opgegeven referent om te bevestigen dat de werkzaamheden naar behoren zijn uitgevoerd en overeenkomen met de verstrekte informatie. Indien de vereiste referentie ontbreekt, niet verifieerbaar is of aantoonbaar onjuiste informatie bevat, kan de aanbestedende dienst de inschrijving terzijde leggen en uitsluiten van verdere deelname aan de procedure. Indien op enig moment blijkt dat het cv of de referentie onjuiste, onvolledige of misleidende informatie bevat, behoudt de aanbestedende dienst zich het recht voor om: de inschrijving alsnog terzijde te leggen en uit te sluiten van verdere deelname aan de procedure; dan wel, indien de onjuistheid na gunning wordt vastgesteld, de overeenkomst per direct geheel of gedeeltelijk te ontbinden of andere passende maatregelen te treffen, zonder hierbij aansprakelijk te zijn voor enige schade jegens opdrachtnemer. Onder misleidende informatie wordt in ieder geval verstaan het onjuist voorstellen van werkervaring, rol, duur van opdrachten of behaalde resultaten.
Wensen
- Uw kandidaat heeft bij voorkeur meer dan 10 jaar ervaring als bestuurssecretaresse in een overheidsorganisatie. Dit moet blijken uit het cv.
- Uw kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare ervaring met de secretariële ondersteuning van een bestuurder binnen een gemeentelijke organisatie, zoals een wethouder of burgemeester. Dit moet blijken uit het cv.
- Uw kandidaat kan starten op de startdatum van deze opdracht/aanvraag. Dit moet blijken uit het cv.
- Competenties
- Klantgericht
- Resultaatgericht
- Positieve en proactieve werkhouding
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
- Organiseren en plannen
- Bestuurlijke sensitiviteit
- Omgevingsbewustzijn
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Stressbestendigheid
- Assertiviteit
- Professionele stevigheid
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
