Administratief Medewerker ESF

De administratief medewerker ESF is verantwoordelijk voor het volledige beheer van de ESF-subsidieadministratie. In deze functie zorg je ervoor dat subsidieaanvraag correct wordt uitgevoerd, de projectadministratie op orde is en ondersteund bij de einddeclaraties zodat deze tijdig, juist en volledig wordt verantwoord. De werkzaamheden worden volledig zelfstandig uitgevoerd.

Werkzaamheden

• Verwerken weekstaten.
• Toezien op juiste invulling van de weekstaten.
• Bewaken tijdige verwerking weekstaten in de administratie.
• Verzamelen, controleren en archiveren van bewijsstukken en deelnemersadministraties.
• Opstellen van voortgangsrapportages.
• Afstemmen van de bevindingen met control.
• Contact hebben met de verschillende afdelingen.
• Subsidieaanvragen tijdig en volledig indienen.
• Subsidierisico's vroegtijdig signaleren en beheersen.
• Controles en audits zonder noemenswaardige bevindingen afronden.
• Einddeclaraties correct en tijdig vaststellen.

Resultaten

• Subsidieaanvragen indienen: 100% van de subsidieaanvragen wordt volledig en uiterlijk vóór de gestelde indieningsdeadline ingediend.
• Weekstaten verwerken: 100% van de ontvangen weekstaten wordt binnen 5 werkdagen na ontvangst verwerkt in de administratie.
• Kwaliteit weekstaten bewaken: Minimaal 95% van de weekstaten wordt volledig en correct ingevuld aangeleverd; afwijkingen worden binnen 3 werkdagen teruggekoppeld aan de verantwoordelijke afdeling.
• Tijdige verwerking realiseren: Wekelijks wordt gemonitord dat alle weekstaten vóór de interne deadline zijn verwerkt, met een nalevingspercentage van minimaal 98%.
• Administratie en bewijsstukken beheren: 100% van de vereiste bewijsstukken en deelnemersdossiers wordt verzameld, gecontroleerd en digitaal gearchiveerd conform ESF-richtlijnen.
• Voortgang rapporteren: Maandelijks wordt een voortgangsrapportage opgesteld en verstrekt aan management en control.
• Afstemming met control: Bevindingen uit controles worden binnen 10 werkdagen besproken en waar nodig opgevolgd met corrigerende maatregelen.
• Interne samenwerking: Minimaal eens per maand vindt afstemming plaats met betrokken afdelingen over de voortgang, naleving en eventuele knelpunten binnen subsidieprojecten.
• Naleving ESF-richtlijnen: Alle projectdossiers voldoen gedurende de gehele projectperiode aan de geldende ESF-richtlijnen en subsidievoorwaarden.
• Risicobeheersing: Subsidierisico's worden minimaal elk kwartaal geïnventariseerd en geregistreerde risico's worden binnen 20 werkdagen voorzien van beheersmaatregelen.
• Audit- en controlegereed werken: Minimaal 95% van de controles en audits wordt afgerond zonder materiële bevindingen of financiële correcties.
• Einddeclaraties opstellen: 100% van de einddeclaraties wordt correct vastgesteld en uiterlijk binnen de geldende termijn ingediend bij de subsidieverstrekker.