Omschrijving
Als Managementassistent heb je een belangrijke rol binnen WIL. Je beheert de vaak volle agenda's van collega's en je maakt verslagen van vergaderingen. Je bent de schakel tussen veel partijen, intern en extern. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Je plant (serie) afspraken;
- Je reserveert vergaderruimten;
- Je verzorgt ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de organisatie;
- Je plant vergaderingen (reeksen);
- Je faciliteert catering, indien nodig;
- Je verricht diverse administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het beheer en bewerking van (digitale) bestanden en systemen;
- Je zorgt met je teamleden voor de fysieke aanwezigheid op het secretariaat (vraagbaak).
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
Eisen
- BYOD (bring your own device) voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen laptop en mobiel
- In het CV zijn minimaal 2 referenties opgenomen inclusief contactgegevens
- Aantoonbaar afgeronde MBO 4 opleiding in de richting van managementondersteuning
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS office
- Je bent minimaal op woensdagen (8uur), donderdagen (8 uur) en vrijdagochtend (4 uur) beschikbaar om op kantoor te werken
Wensen
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een directie secretariaat
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent
- Aantoonbare werkervaring met het Topdesk systeem
- Competenties
- Plannen en organiseren
- Klantgericht
- Accuraat werken
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
