Omschrijving
Voor het HWBP-projectteam is tijdelijk behoefte aan aanvullende capaciteit in de vorm van een technisch administratief medewerker. De medewerker ondersteunt het projectteam bij de dagelijkse administratieve, organisatorische en secretariële werkzaamheden en draagt bij aan een goede voortgang en ondersteuning van het project.
Werkzaamheden
De technisch administratief medewerker ondersteunt het HWBP-projectteam bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden. De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- voorbereiden, plannen en organiseren van projectteamvergaderingen en overige overleggen;
- notuleren van projectteamvergaderingen en zorgdragen voor een correcte verslaglegging;
- vastleggen en bewaken van afspraken, actiepunten en besluiten;
- organiseren en coördineren van overleggen met interne en externe partijen;
- verzamelen en verspreiden van relevante vergaderstukken en informatie;
- verrichten en administratief verwerken van bestellingen;
- ondersteunen bij het beheren en structureren van projectdocumentatie;
- verwerken en bijhouden van informatie in Microsoft 365 en SharePoint;
- ondersteunen van projectteamleden bij voorkomende administratieve en secretariële werkzaamheden;
- signaleren van openstaande acties, ontbrekende informatie en naderende deadlines.
Team
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het HWBP-projectteam. De technisch administratief medewerker werkt nauw samen met de verschillende leden van het projectteam en heeft vanuit de werkzaamheden contact met diverse interne en externe betrokkenen.
Aansturing en werklocatie
De werkzaamheden worden uitgevoerd onder hiërarchische aansturing van de opdrachtgever en in nauwe samenwerking met het HWBP-projectteam. Vanwege de aard van de werkzaamheden en de benodigde afstemming binnen het projectteam vindt de samenwerking fysiek plaats op de werklocatie in Zeeland. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
De technisch administratief medewerker stemt de werkzaamheden, planning en prioriteiten af met de opdrachtgever en de betrokken leden van het projectteam.
Eisen
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteunend, administratief en/of secretarieel medewerker
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word én Teams
- Kandidaat is bereid en in staat om gedurende de opdracht op de door opdrachtgever vereiste werkdagen fysiek aanwezig te zijn op de werklocatie in Zeeland
Wensen
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteunend, administratief en/of secretarieel medewerker
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van een project- of programmateam
- Aantoonbare ervaring met zowel het organiseren van overleggen als het notuleren en bewaken van actiepunten
- Aantoonbare werkervaring met SharePoint voor document- en/of informatiebeheer
- Aantoonbare ervaring met het uitvoeren en administratief verwerken van bestellingen
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie en/of technische of infrastructurele projectomgeving
- Competenties
- Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
- Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
- Klantgericht
- Resultaatgericht werken
- Samenwerken
- Plannen en organiseren
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
