Managementsecretaresse

Als bestuurssecretaresse ben je onderdeel van het team bestuurssecretariaat en ondersteun je het managementteam, dat bestaat uit negen managers. Jij bent de spin in het web. Je weet wat er speelt, houdt overzicht en zorgt dat afspraken, overleggen en praktische zaken goed geregeld zijn.

Je bent iemand die niet alleen uitvoert, maar ook vooruitkijkt. Zie je dat iets geregeld moet worden? Dan pak je het op. Loopt een agenda vast? Jij zoekt naar een oplossing. En komt er onverwacht iets tussendoor? Dan schakel je gemakkelijk en stel je de juiste prioriteiten.

Concreet ga je aan de slag met:

• Het secretarieel ondersteunen van onze negen managers;
• Het voorbereiden en afhandelen van het managementoverleg;
• Complex agendabeheer en het plannen en afstemmen van afspraken;
• Het organiseren van teamontwikkeldagen en ontwikkelgesprekken voor het MT en de afdelingen;
• Het regelen van personele attenties vanuit onze attentieregeling;
• Het signaleren en organiseren van personeelsjubilea;
• Het bijhouden van het vakantierooster;
• Allerlei ad-hoczaken die gedurende de dag op je pad komen.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Je hebt een fysieke werkplek in het gemeentehuis van Dinkelland.