Omschrijving
Als managementassistent van een bestuurder werk je nauw samen met de communicatieadviseur en bestuursadviseur. Binnen dit team denk je actief mee met de bestuurder.
Je vormt de buffer- en verbindende factor tussen de bestuurder met interne collega's en externe contacten. Hiervoor voer je regie op de agenda van de bestuurder en plan, bewaak en signaleer je de afspraken en verzorg je de e-mail correspondentie in Outlook. Je signaleert knelpunten en je lost deze op. Je regelt de vergaderzalen en andere faciliteiten en zorgt ervoor dat de bestuurder tijdig in het bezit is van alle benodigde stukken en informatie. Hiervoor hou je actief contact met de betrokken collega's of externe partijen. Je organiseert bijeenkomsten en telefonische conferenties en je verwijst de pers door. Elke week plaats je de bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerk je de beslissingen die het college van Gedeputeerde Staten hierover neemt. Je plant het vervoer van de dienstauto's in (juiste tijd, correct adres, P kaarten, eventueel een taxi regelen) en je houdt declaraties bij. In een wekelijks teamoverleg bespreek je de agenda voor de komende periode en signaleer- en attendeer je de bestuurder op eventuele aandachtspunten. Daarnaast leg je de afspraken vast tijdens het wekelijkse Portefeuilleoverleg waarin de verschillende beleidsstukken uit de portefeuille van de bestuurder worden besproken.
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
Werkzaamheden
- Je werkt je richt zich op de dagelijkse ondersteuning van één bestuurder, maar er is ook sprake van onderlinge vervanging
- Je werkt in Outlook en iBabs en incidenteel met Powerpoint voor het verwerken van presentaties en speeches
- Je werkt binnen een team van 10 enthousiaste collega's. Maandelijks vindt er werkoverleg plaats.
Eisen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent
- Aantoonbare werkervaring met MS Office
- Kandidaat is flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer de werkzaamheden daarom vragen
Wensen
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een overheidsorganisatie
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen
- Aantoonbare werkervaring met het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten
- Aantoonbare werkervaring met praktische en organisatorische ondersteuning, zoals vervoer, faciliteiten, declaraties en representatieve aangelegenheden
- Aantoonbare werkervaring met iBabs
- Competenties
- Plannen en organiseren – houdt overzicht over een complexe agenda en zorgt dat afspraken en stukken tijdig geregeld zijn
- Prioriteiten stellen – kan in een dynamische omgeving bepalen wat direct aandacht nodig heeft
- Initiatief – wacht niet af, maar onderneemt zelfstandig actie
- Oplossingsgerichtheid – signaleert knelpunten en komt zelf met praktische oplossingen
- Flexibiliteit – kan snel schakelen bij wijzigingen en onverwachte situaties
- Stressbestendigheid – blijft zorgvuldig en effectief werken onder tijdsdruk en bij hectiek
- Assertiviteit – durft keuzes te maken, grenzen aan te geven en anderen tijdig aan te spreken
- Samenwerken – werkt nauw samen met andere managementassistenten, bestuursadviseurs en communicatieadviseurs
- Dienstverlenend vermogen – zorgt ervoor dat de bestuurder optimaal voorbereid zijn of haar werk kan doen
- Bestuurlijke sensitiviteit – begrijpt de politiek-bestuurlijke context en gaat zorgvuldig om met belangen en gevoelige informatie
- Communicatieve vaardigheden – communiceert professioneel met bestuurders, collega's en externe contacten
- Nauwkeurigheid – werkt zorgvuldig met afspraken, stukken, correspondentie en administratieve werkzaamheden
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
