Omschrijving
Als managementondersteuner ondersteun je de Concernstaf op meerdere manieren. De werkzaamheden bestaan uit het plannen van afspraken, regelen en notuleren van vergaderingen, verwerken van ziekmeldingen, organiseren van bijeenkomsten en overige dagelijkse ondersteunende werkzaamheden. Daarnaast lever je ondersteuning aan het bestuurlijk- en besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad.
In opdracht van de Concernstaf zoeken wij een ervaren en zelfstandig werkende managementondersteuner die gedurende de opdracht verantwoordelijk is voor het organiseren, coördineren en borgen van de management- en bestuurlijke ondersteuning binnen de Concernstaf. De opdracht is gericht op het tijdig en zorgvuldig organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, het bewaken van agenda’s en actiepunten en het ondersteunen van het bestuurlijke besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad.
Daarnaast draagt de managementondersteuner zorg voor een gestructureerde en actuele administratieve ondersteuning, waaronder de verwerking en bewaking van afspraken, vergaderstukken en actie- en besluitenlijsten.
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de organisatorische kaders en werkprocessen van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Vanwege de aard van de werkzaamheden is nauwe afstemming met medewerkers, management, directie en bestuur noodzakelijk. De managementondersteuner is verantwoordelijk voor een tijdige, zorgvuldige en kwalitatief juiste uitvoering van de werkzaamheden.
De opdracht bestaat uit:
- Het beheren en coördineren van agenda’s en afspraken binnen de Concernstaf.
- Het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten.
- Het administratief verwerken van onder meer ziekmeldingen en overige afdelingsondersteuning.
- Het ondersteunen van het bestuurlijk- en besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad.
- Het signaleren en bewaken van acties, afspraken en deadlines en het verzorgen van een correcte opvolging.
Resultaat
Gedurende de looptijd van de opdracht is de managementondersteuning van de Concernstaf tijdig en zorgvuldig georganiseerd. Afspraken en vergaderingen zijn gepland en voorbereid, verslaglegging en administratieve verwerking zijn op orde en acties en deadlines worden bewaakt.
De werkzaamheden vragen om zorgvuldige omgang met vertrouwelijke en politiek-bestuurlijk gevoelige informatie.
Eisen
- ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad. De kandidaat maakt bij de start van de opdracht zijn/haar telefoonnummer bekend
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of managementassistent
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie
- Aantoonbaar afgeronde opleiding in secretariële of administratieve richting op minimaal mbo4-niveau
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365
Wensen
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementondersteuner, managementassistent of vergelijkbare functie binnen een gemeente
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met Microsoft 365 en complex agenda- en afsprakenbeheer
- Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van bestuurlijke besluitvormingsprocessen, waaronder het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bewaken van stukken en bijhouden van actie- en/of besluitenlijsten
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met Notubiz
- Competenties
- Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie
- Politiek-bestuurlijke sensitiviteit
- Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen
- Vaardigheid om zowel in teamverband als zelfstandig te werken, met flexibiliteit en een resultaat- en servicegerichte houding
- Betrouwbaar, nauwkeurig, dienstverlenend, proactief en communicatief vaardig
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
