Omschrijving
Het opzetten, structureren en uitvoeren van de managementondersteuning voor meerdere huisvestingstrajecten. De kandidaat komt niet in een gespreid bedje terecht en vindt het juist een uitdaging om zelf structuur aan te brengen, werkzaamheden naar zich toe te trekken en verbeteringen door te voeren. De rol is projectmatig van aard en gericht op ondersteuning van de projectsecretaris huisvesting (geen ondersteuning van een directielid).
Werkzaamheden
- Ondersteunen van de huisvestingstrajecten op uitvoerend/operationeel niveau
- Ondersteunen van de projectsecretaris huisvesting
- Agendabeheer en voorbereiding van overleggen
- Aanmelden en opvangen van bezoekers
- Ordenen, beheren en structureren van documentatie
- Schakelen tussen meerdere projecten en trajecten tegelijkertijd
- Signaleren van knelpunten en proactief voorstellen doen voor proces- en efficiëntieverbeteringen
- Afstemmen met interne collega's en externe partijen (o.a. RVB)
- Proactief signalen opvangen, duiden en doorspelen
Achtergrond
De Koninklijke Bibliotheek (KB) heeft meerdere huisvestingstrajecten lopen, waaronder de ontwikkeling van een nieuw boekenmagazijn, tijdelijke huisvesting, nieuwbouw en instandhouding van bestaande panden. Deze trajecten krijgen steeds meer vorm, evenals de organisatie hieromheen. Het is noodzakelijk om dit op operationeel niveau goed te laten landen. Er zijn diverse externe partijen bij betrokken, waarbij het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) de grootste partij is. Het programmateam huisvesting is het afgelopen jaar flink gegroeid en de ondersteuning is cruciaal om alles gesmeerd te laten lopen zodat de programmamanager zich kan richten op dat wat moet. Er is een MA met een duobaan die ook deels programma huisvesting ondersteunt waarbij in de praktijk heeft gebleken dat 1 dedicated MA ook echt nodig is. Je werkt in een tandem en zoekt samen een goede afstemming.
Eisen
- Zeer ervaren (min. 7 jaar) managementassistent met een duidelijke can-do mentaliteit
- Kan zich snel nieuwe materie eigen maken
- Vindt het leuk om processen en procedures te verbeteren en waar mogelijk door te voeren
- In staat om zelfstandig te werken in een omgeving die nog niet volledig is ingericht
- Ervaring met projectmatige ondersteuning (geen directieondersteuning)
- Moet goed kunnen schakelen tussen verschillende projecten
- Uitstekende beheersing van het Microsoft Office-pakket
- Zo veel mogelijk op locatie beschikbaar (min. 2 dagen p/week)
Wensen
- Proactief, nieuwsgierig en stressbestendig
- Sterk in communicatie en organisatie sensitiviteit
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
