Administratief Medewerker Leerplicht

De administratief medewerker ondersteunt het team Leerplicht door het nauwkeurig verwerken van meldingen, beheren van administratieve processen, het onderhouden van contacten en het bewaken van een representatieve, efficiënte en transparante werkwijze. Het doel is een professionele ondersteuning van leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches, zodat zij zich kunnen richten op hun wettelijke taken.

Werkzaamheden

• Administratieve ondersteuning en werkprocessen
• Dagelijkse representatief en fysieke ondersteuning van de leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches
• Verdelen van de verzuim en VSV meldingen vanuit DUO
• Een eerste onderzoek verrichten in de werkprocessen t.b.v. een aantal leerplicht en RMC wetten
• Het kunnen monitoren van de lopende vrijstellingen en hierop te kunnen anticiperen
• Het administratief afhandelen van de Processen verbaal
• Het uitvoeren van secretariële werkzaamheden t.b.v. het team
• Deelname aan werkoverleggen intern en extern
• Overzichten verstrekken over verzuimmeldingen t.b.v. een overzicht
• Onderzoeken Burgerzaken kunnen aanvragen en terugkoppelen aan leerplicht
• Ondersteunende werkzaamheden uitvoeren voor de senior leerplicht en DSP, de kwaliteitsmedewerker en de manager
• Hand en spandiensten LP/DSP
• Aanvullen van de voorraden t.b.v. de algemene administratieve afhandelingen
• Kennis van de wet WPG en hiernaar kunnen handelen
• Inkomende post ophalen en verwerken vanuit de J-schijf/Rijnja
• Communicatie en contactbeheer
• Beheren van de algemene mailbox en telefoon
• Inplannen van startgesprekken PO en schoolbezoeken PO
• Afwegen en enkelvoudige vragen kunnen beantwoorden/registreren van scholen, ouders, jeugdigen en ketenpartners; indien nodig doorverwijzen naar de desbetreffende medewerker
• Representatieve correspondentie (brieven, besluiten, uitnodigingen, begeleidende mails)
• Contact met verzuimmedewerkers van de scholen

Procesbeheer en kwaliteit

• Signaleren en melden van knelpunten in administratieve processen
• Actief meedenken en meewerken aan procesoptimalisatie (Lean werken)
• Bijdrage leveren aan het veranderproces en aan de optimalisatie van de veranderende vraagstukken t.b.v. de ontwikkeling
• Het beheren van het Zaaksysteem voor administratie

Planning en organisatie

• Fysieke aanwezigheid op kantoor
• Agendaplanning en reserveren van vergaderzalen/ruimtes
• Beheer van vakantierooster en verjaardagskalender
• Overzichten maken van meldingen en verdeling onder medewerkers
• Bewaken van een gelijkmatige verdeling van meldingen (DSP, VSV, verzuim)
• Ondersteunen van senior leerplicht, DSP, kwaliteitsmedewerker en manager

Resultaatafspraken

De administratief medewerker zorgt voor:

• Transparante, eerlijke en tijdige verdeling van DUO-meldingen (ook van de buitenscholen)
• Correcte en representatieve communicatie, intern en extern
• Actuele en volledige registratie in de systemen
• Efficiënte administratieve processen, met oog voor verbetering
• Proactieve signalering van risico's en knelpunten