Sluit over 6 dagen
Omschrijving
Als Medewerker Secretariaat ondersteun je het management, projecten en afdelingen door het uitvoeren van secretariële, administratieve, dienstverlenende en organisatorische werkzaamheden. De functie draagt bij aan een efficiënte en gestructureerde bedrijfsvoering, zodat collega's zich kunnen richten op hun primaire taken.
Werkzaamheden
Als Medewerker Secretariaat houdt jij je bezig met de volgende drie hoofdgebieden:
- Secretariaat en managementondersteuning
- Beheren en coördineren van agenda's, inclusief prioritering.
- Voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen.
- Organiseren van bijeenkomsten, trainingen en evenementen.
- Ondersteunen van management en afdelingen.
- Administratieve ondersteuning
- Beheren en archiveren van documenten en dossiers.
- Verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mail.
- Opstellen van correspondentie en administratieve documenten.
- Ondersteunen bij processen zoals inkoop, contracten en betalingen.
- Registreren en verstrekken van gegevens.
- Procesbewaking en organisatorische ondersteuning
- Bewaken van voortgang van acties, afspraken en meldingen.
- Signaleren van knelpunten en tijdig bijsturen.
- Verzorgen van telefoon- en mailboxbeheer.
- Verrichten van representatieve en facilitaire taken.
- Bijdragen aan onboarding en interne communicatie.
Eisen
- Minimaal Mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting
- Minimaal 3 jaar ervaring in de rol van Secretarieel medewerker, Management assistent of vergelijkbaar
- Digitale vaardigheden (o.a. MS Office en relevante systemen)
- Goede beheersing van de Nederlandse taal
- Kennis van administratieve en secretariële processen
- Ervaring met secretariële ondersteuning en agendabeheer
- Ervaring met notuleren, plannen en administratieve werkzaamheden
Wensen
- Ervaring in een complexe of bestuurlijke organisatie
- Competenties
- Samenwerken: werkt effectief samen binnen het secretariaat en met andere afdelingen
- Wendbaar: schakelt snel tussen taken en behoudt overzicht bij drukte
- Professioneel: handelt professioneel, duidelijk en verbindend, met oog voor relatie en resultaat
- Organisatiesensitiviteit en structuurvermogen: brengt overzicht aan, stelt prioriteiten en houdt regie op werkzaamheden
- Proactief: anticipeert op behoeften van management en collega's en ontzorgt actief
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
Over
Gemeente 's-Hertogenbosch
