Administratief Medewerker Leerplicht

De administratief medewerker ondersteunt het team Leerplicht door het nauwkeurig verwerken van meldingen, beheren van administratieve processen, het onderhouden van contacten en het bewaken van een representatieve, efficiënte en transparante werkwijze. Het doel is een professionele ondersteuning van leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches, zodat zij zich kunnen richten op hun wettelijke taken.

Administratieve ondersteuning en werkprocessen

• Dagelijkse representatief en fysieke ondersteuning van de leerplichtambtenaren;
• Verdelen van de verzuimmeldingen vanuit DUO;
• Een eerste onderzoek verrichten in de werkprocessen t.b.v. een aantal leerplicht- wetten;
• Het kunnen monitoren van de lopende vrijstellingen en hierop te kunnen anticiperen;
• Het administratief afhandelen van de processen-verbaal;
• Het uitvoeren van secretariële werkzaamheden t.b.v. het team;
• Deelname aan werkoverleggen intern en extern;
• Overzichten verstrekken over verzuimmeldingen t.b.v. een overzicht;
• Onderzoeken Burgerzaken kunnen aanvragen en terugkoppelen aan leerplicht;
• Ondersteunende werkzaamheden uitvoeren voor de senior leerplicht en DSP , de kwaliteitsmedewerker en de manager.
• Hand en spandiensten Leerplicht;
• Aanvullen van de voorraden t.b.v. de algemene administratieve afhandelingen;
• Kennis van de wet WPG en hiernaar kunnen handelen;
• Inkomende post ophalen en verwerken vanuit de J-schijf/Rijnja;

Communicatie en contactbeheer

• Beheren van de algemene mailbox en telefoon;
• Inplannen van startgesprekken PO en schoolbezoeken PO;
• Afwegen en enkelvoudige vragen kunnen beantwoorden/registreren van scholen, ouders, jeugdigen en ketenpartners; indien nodig doorverwijzen naar de desbetreffende medewerker;
• Representatieve correspondentie (brieven, besluiten, uitnodigingen, begeleidende mails);
• Contact met verzuimmedewerkers van de scholen.

Procesbeheer en kwaliteitsbijdrage

• Signaleren en melden van knelpunten in administratieve processen;
• Actief meedenken en meewerken aan procesoptimalisatie (Lean werken);
• Bijdrage leveren aan het veranderproces en aan de optimalisatie van de veranderende vraagstukken t.b.v. de ontwikkeling;
• Het beheren van het Zaaksysteem voor administratie.

Planning, organisatie en teamondersteuning

• Fysieke aanwezigheid op kantoor;
• Agendaplanning en reserveren van vergaderzalen/ruimtes;
• Beheer van vakantierooster en verjaardagskalender;
• Overzichten maken van meldingen en verdeling onder medewerkers;
• Bewaken van een gelijkmatige verdeling van meldingen;
• Ondersteunen van senior leerplicht, DSP, kwaliteitsmedewerker en manager.

De administratief medewerker zorgt voor:

• Transparante, eerlijke en tijdige verdeling van DUO-meldingen (ook van de buitenscholen);
• Correcte en representatieve communicatie, intern en extern;
• Actuele en volledige registratie in de systemen;
• Efficiënte administratieve processen, met oog voor verbetering;
• Proactieve signalering van risico's en knelpunten.