Senior Documentalist Beweegbare Bruggen

Voor Rijkswaterstaat Leeuwarden/Heerenveen wordt gezocht naar een Senior Documentalist / Records Manager voor het Programmateam Beweegbare Bruggen.

Beweegbare bruggen zijn een essentieel onderdeel van de wegen en vaarwegen. Rijkswaterstaat beheert bijna 200 beweegbare bruggen. Bijna de helft hiervan behoeft vóór 2040 groot variabel onderhoud (GVO) of een grondige renovatie dan wel complete vervanging. Om deze opgave het hoofd te bieden start Rijkswaterstaat met een programmateam beweegbare bruggen. Een programmatische aanpak waarbij meerdere beweegbare bruggen, onder één contract, in een verkorte looptijd achter elkaar worden opgepakt en gerealiseerd.

De programmatische aanpak van Rijkswaterstaat brengt ook veranderingen met zich mee voor het vakgebied documentmanagement. Waar documentmanagement voorheen per brug werd ingericht, gebeurt dit nu op programma- en clusterniveau. Hierbij worden meerdere bruggen gezamenlijk beheerd binnen één uniforme omgeving. Deze ontwikkeling vraagt om verdere optimalisatie en standaardisatie van processen en stelt nieuwe eisen aan de rol van documentalist. Daarom wordt gezocht naar een enthousiaste en ervaren documentalist die samen met het team het documentmanagement binnen het programma verder vormgeeft en versterkt.

Als documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het documentmanagementsysteem (DMS). Je ondersteunt en begeleidt projectmedewerkers bij het correct vastleggen, beheren en archiveren van informatie. Je draagt zorg voor het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast hou je het ordeningsplan actueel, beheer je dossiers, verzorg je autorisaties en ondersteun je projectmedewerkers met trainingen, instructies en advies. Ook zorg je ervoor dat de benodigde middelen beschikbaar zijn om documentbeheer efficiënt uit te voeren.

Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het coachen van projectmedewerkers. Je vergroot hun bewustzijn van taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming en helpt hen deze op een juiste en zelfstandige manier uit te voeren. Hiermee lever je een bijdrage aan de continue verbetering van de informatiehuishouding binnen het project.

Werkzaamheden

• Opstellen, beheren en actueel houden van de autorisatiematrix;
• Verlenen, wijzigen en intrekken van autorisaties binnen het documentmanagementsysteem;
• Inrichten van standaardweergaven, dashboards en zoekopdrachten op basis van de informatiebehoefte van gebruikers;
• Inwerken en instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers op het gebied van documentbeheer en archiefvorming;
• Aanmaken, ordenen, waarderen, selecteren en beheren van (sub)dossiers binnen de vastgestelde ordeningsstructuur;
• Actueel houden van documentatie die betrekking heeft op het projectarchief;
• Verplaatsen en herstructureren van documenten en (sub)dossiers wanneer de archiefstructuur daarom vraagt;
• Toezien op de correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders;
• Zorgdragen voor de tijdige beschikbaarheid van informatie voor de juiste gebruikers;
• Signaleren en melden van verstoringen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) en samenwerken met de verantwoordelijke beheerorganisatie;
• Inventariseren en aandragen van verbetervoorstellen voor applicaties en processen, conform de procedures van LFB.

Resultaten

• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Werkwijze

In deze rol werk je zelfstandig en neem je verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden en resultaten. Je stemt je werkzaamheden af met het team Projectbeheersing en rapporteert aan de Manager Projectbeheersing, die eindverantwoordelijk is voor de opdracht. Je bent in staat om snel je weg te vinden binnen een projectomgeving en jezelf processen, werkwijzen en kaders snel eigen te maken. De werkwijze is hybride (gemiddeld 1 dag per week op locatie en 1 dag per week thuis).