Secretariëel / administratief ondersteuner

Je komt te werken binnen de afdeling Dienstverlening ter ondersteuning van het afdelingshoofd en een teamleider.

• Plannen van overleggen, reserveren van ruimten en het indien nodig opstellen van de agenda en het verzamelen van de benodigde stukken hiervoor.
• Agenda- en e-mailbeheer afdelingshoofd en teamleider. Waar nodig acties uitzetten en bewaken van processen/ gemaakte afspraken.
• Ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling gericht op de digitale en fysieke post, coderen van facturen, actueel houden van de informatie over de afdeling op de gemeentelijke website, het maken van vakantieroosters, laten ondertekenen van brieven en het anonimiseren van documenten.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.