Omschrijving
Voor de gemeente Hof van Twente worden zelfstandige secretaresses gezocht voor tijdelijke secretariële en administratieve ondersteuning.
De secretaresses ondersteunen onder andere teamleiders, portefeuillehoudersoverleggen van wethouders, de OR en het LO. De opdracht vindt plaats binnen een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving. Snel kunnen schakelen, overzicht houden, zorgvuldig werken en proactief handelen zijn hierbij belangrijk. De secretaresses staan onder leiding en toezicht.
Werkzaamheden
- Beheren van agenda's en mailboxen van twee tot drie teamleiders
- Inplannen en voorbereiden van afspraken en gesprekken, waaronder jaargesprekken
- Bewaken van het opleidingsplan
- Opstellen en uitwerken van correspondentie
- Voorbereiden van portefeuillehouders-, project- en werkoverleggen
- Opstellen van agenda's en verzamelen en ordenen van vergaderstukken
- Notuleren en uitwerken van verslagen
- Uitzetten en bewaken van actiepunten
- Organiseren van vergaderruimtes en benodigde faciliteiten
- Ondersteunen bij werkzaamheden voor de OR en het LO
- Uitvoeren van administratieve werkzaamheden rondom begraafplaatsen
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke teamleider. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.
Eisen
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of secretarieel medewerker
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een relevante richting, bijvoorbeeld secretarieel, administratief of vergelijkbaar
Wensen
- Klantgericht
- Resultaatgericht
- Samenwerkingsgericht
- Alert
- Communicatief vaardig
- Zorgvuldig
- Initiatiefrijk
- Sterk in plannen en organiseren
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
