Omschrijving
Laborijn staat op een belangrijk kantelpunt. Waar informatie nu vaak pas aan het einde van een proces wordt gearchiveerd, zetten wij de stap naar een toekomst waarin informatie vanaf het eerste moment digitaal wordt beheerd. Met de invoering van een nieuw Document Management Systeem (DMS) en de verdere ontwikkeling van onze informatiehuishouding, bouwen we aan een moderne, betrouwbare en toekomstbestendige organisatie.
Als recordbeheerder werk je in een team van 7 directe collega's en ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van informatiebeheer. De recordbeheerder controleert dat dossiers volledig, correct en duurzaam worden opgebouwd, beheerd en bewaard. Je zorgt ervoor dat de archiefwetgeving wordt geborgd, ondersteunt audits en voorkomt juridische risico's door controle op zorgvuldig beheer van digitale en fysieke informatie. Op inhoud ben je het eerste aanspreekpunt voor de collega's binnen de vakgroep Archief en Informatiebeheer. Daarnaast is de recordbeheerder in staat om jouw kennis over te dragen aan andere recordbeheerders.
Werkzaamheden
- Controleer je of dossiers correct en volledig worden opgebouwd
- Draag je zorg voor het juist classificeren en registeren van documenten
- Bereid je vernietigingsprocessen voor aan de hand van de selectielijst
- Breng je dossiers over naar het depot voor bewaring
- Voer je periodiek kwaliteitscontroles uit op dossiers en registraties
- Bereid je audits voor en lever je de benodigde informatie aan
- Signaleer je risico's, afwijkingen en adviseer je over verbetermogelijkheden
- Draag je bij aan het opstellen en actualiseren van informatiebeheerbeleid
- Draag je bij aan het opstellen en onderhouden van richtlijnen voor archiveren in het DMS
- Werk je processen uit voor vernietiging, overbrenging en besluitvorming
- Ben je de een vraagbaak voor collega's voor archiveren, registeren en dossieropbouw en ondersteun je vakgroepen bij het correct toepassen van processen
- Werk je samen met de collega's van functioneel beheer bij verbeteringen in het DMS
Eisen
- Aantoonbare afgeronde informatiebeheer, documentaire informatievoorziening, administratie, SOD I en/of direct vergelijkbare opleiding op minimaal mbo-4 niveau
- Aantoonbare kennis van de Archiefwet, AVG en/of Woo. Benoem dit duidelijk in de offerte
- Aantoonbare werkervaring met dossiervorming, metadata, bewaartermijnen en/of archierveringsprocessen. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject
- Aantoonbare werkervaring met DMS en/of zaaksystemen. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject
Wensen
- Georganiseerd en werkt gestructureerd volgens vaste processen
- Werkt nauwkeurig en detailgericht
- Servicegericht. Denkt mee met vakgroepen, biedt praktische oplossingen en kan daarbij heldere uitleg geven aan collega's
- Gericht op samenwerken met zowel collega's binnen en buiten het Informatiebeheerteam
- Werkt zelfstandig en proactief
- Kwaliteitsgericht en bewaakt de juistheid en volledigheid van informatie
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
