Projectsecretaris Omgeving

Voor Rijkswaterstaat in Utrecht / Rotterdam wordt gezocht naar een Projectsecretaris ter ondersteuning van het team Omgevingsmanagement.

De projectorganisatie Vernieuwen Van Brienenoordbrug is samengesteld volgens het IPM-model, waarbij IPM staat voor Integraal Project Management. Naast techniek, contract en projectbeheersing is omgevingsmanagement een van de werkvelden. Binnen het Cluster Omgeving met onder meer omgevingsadviseurs en specialisten op het gebied van conditionering en verkeer is er een vacature voor een breed inzetbare, enthousiaste, zelfstandige projectsecretaris Omgeving die het team kan ondersteunen.

Opdrachtomschrijving

De uitvoerder is verantwoordelijk voor het centraal ondersteunen van het cluster Omgeving van de Van Brienenoordbrug in samenwerking met het overkoepelende projectsecretariaat. De projectsecretaris ondersteunt de omgevingsmanager met een actieve bijdrage aan de voorbereiding, vastlegging en opvolging van besluitvorming en bestuurlijke afstemming binnen het project.

Secretariaat

Het secretariaat betreft de verantwoordelijkheid voor het voeren van de secretariaatsfunctie voor het cluster Omgeving. Dit betekent onder andere het zelfstandig en pro-actief plannen, voorbereiden en notuleren van diverse externe en interne vergaderingen met verschillende soorten stakeholders, het bijhouden en actualiseren van contactpersonenlijsten, verzendlijsten, het organiseren en notuleren van vergaderingen en informatiebijeenkomsten, verzorgen van mailings en het mede organiseren van bijeenkomsten van het project.

Strategisch Omgevingsmanagement

Strategisch Omgevingsmanagement (SOM) is een gerichte, proactieve manier van omgaan met de omgeving van een project, waarbij belangen van stakeholders, bestuurlijke context en maatschappelijke ontwikkelingen bewust worden ingezet om projectdoelen te realiseren. De projectsecretaris Omgeving draagt zorg voor de zorgvuldige voorbereiding, afstemming en vastlegging van keuzes en besluiten, en borgt daarmee een samenhangend en transparant omgevingsproces.

Archivering

De archivering betreft het, in samenwerking met het projectsecretariaat en de documentmanager, bijhouden, organiseren en het actualiseren van het digitaal archief van het cluster Omgeving in de Sharepoint Online omgeving en GRIP (Relatics).

Algemene ondersteuning omgevingsmanagement

De projectsecretaris van het cluster Omgeving ondersteunt bij de bedrijfsvoering van het cluster binnen projectbrede afspraken. De werkzaamheden bestaan onder andere uit het bijstellen/aanpassen van het clusterjaarplan, organiseren en coördineren werksessies/themasessies van het clusterteam omgeving en mogelijk andere clusters, voorbereiding en najagen acties uit overleggen, bewaking afspraken/acties cluster omgeving, beheer agenda teamleden, het organiseren van team (buildings-) bijeenkomsten en het afstemmen met het projectsecretariaat VBB.

Met de centrale plek in het omgevingsteam ben je ook een sparringspartner voor de omgevingsmanager voor het signaleren van bestuurlijke gevoeligheden, risico's en afhankelijkheden.

Leiding en toezicht

Je opereert zelfstandig in je functie maar uiteraard in afstemming met het omgevingsteam en projectteam, in het bijzonder de omgevingsmanager. Deze is je primaire aanspreekpunt voor de opdracht.

Resultaat opdracht

• Invulling van de secretariaatsfunctie voor het cluster Omgeving.
• Input voor Strategisch Omgevingsmanagement.
• Archivering.
• Algemene ondersteuning.

Het kan zijn dat de clustersecretaris ook vergelijkbare werkzaamheden verricht voor andere clusters binnen het project Van Brienenoordbrug.