Omschrijving
Als ondersteuner bij de Arbeidsmarktregio FoodValley ondersteun je de dagelijkse werkzaamheden van het programmabureau en het Regionaal Werkcentrum ter versterking van de bedrijfsvoering. Je bent het eerste aanspreekpunt voor diverse administratieve en organisatorische werkzaamheden en zorgt ervoor dat processen zorgvuldig en efficiënt worden uitgevoerd.
Je ondersteunt de netwerkmanager, teamcoördinatoren en projectleiders bij de voorbereiding, uitvoering en afronding van programma's en projecten. Je bewaakt de voortgang van administratieve processen, houdt acties en afspraken bij en zorgt voor een juiste vastlegging van besluiten. Daarnaast onderhoud je contact met aangesloten netwerkpartners en zorg je ervoor dat informatie tijdig en op de juiste manier wordt verwerkt en gedeeld.
Je werkt nauwkeurig, brengt structuur aan en signaleert waar administratieve processen kunnen worden verbeterd. Daarmee lever je een bijdrage aan een goed functionerend programmabureau, Regionaal Werkcentrum en de samenwerking binnen de arbeidsmarktregio.
Werkzaamheden
- Beheren van diverse mailboxen en applicaties, zoals Tingit.
- Aanbrengen van overzicht en structuur in administraties, bestanden en documentatie.
- Administratief ondersteunen van verschillende processen, waaronder subsidieadministraties.
- Notuleren van overleggen en bewaken van de voortgang van actie- en besluitenlijsten.
- Administratief ondersteunen van financiële processen en optreden als prestatieverklaarder.
- Signaleren van verbetermogelijkheden en adviseren van de teamcoördinatoren en de netwerkmanager over een efficiënte inrichting van administratieve processen.
- Ondersteunen van de netwerkmanager en projectleiders bij de inrichting van projecten, de planning en de voortgangsbewaking.
- Bijdragen aan de verbetering, inrichting en monitoring van werkprocessen binnen het Regionaal Werkcentrum.
Eisen
- BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen laptop en mobiel
- Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in een administratieve, secretariële, bedrijfskundige of vergelijkbare richting
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een administratieve of projectondersteunende functie
- Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 5 jaar met het administratief ondersteunen van projecten, programma's of samenwerkingsverbanden, waaronder het bewaken van planningen, acties en administratieve processen
- Aantoonbare ervaring met Microsoft Office 365, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams, opgedaan in een professionele werkomgeving
Wensen
- Aantoonbare ervaring met het administratief ondersteunen en organiseren van werkprocessen, waaronder het inrichten, beheren en onderhouden van administratieve processen en dossiers, het bewaken van de volledigheid van de administratie en het behouden van overzicht over werkzaamheden
- Aantoonbare ervaring met het administratief ondersteunen van financiële processen, waaronder het controleren, verwerken en administratief vastleggen van financiële gegevens. Ervaring met het optreden als prestatieverklaarder en/of het controleren van facturen en verplichtingen geldt als pré
- Aantoonbare ervaring met het bewaken van administratieve processen, waaronder het monitoren van planningen, voortgang, deadlines en de vastlegging en opvolging van acties en besluiten
- Aantoonbare ervaring met het notuleren van overleggen en het opstellen, beheren en opvolgen van actie- en besluitenlijsten
- Aantoonbare ervaring met het aanbrengen van structuur en overzicht in administraties, digitale bestanden en documentatie, bijvoorbeeld door het inrichten, ordenen of optimaliseren van administraties of documentbeheer
- Competenties
- Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere werkzaamheden tegelijkertijd lopen
- Je beschikt over analytisch en organisatorisch vermogen en bent in staat administratieve processen efficiënt in te richten en te bewaken
- Je bent proactief, signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen voor administratieve processen
- Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt ook actief de samenwerking met collega's en netwerkpartners
- Je communiceert helder en stemt gemakkelijk af met de netwerkmanager, teamcoördinatoren, projectleiders en externe partners
- Je hebt affiniteit met regionale samenwerking en publieke organisaties
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
