Contractbeheerder

Contractbeheerder

Aanleiding

Binnen I&A is behoefte aan een actuele, betrouwbare en overdraagbare contractadministratie. De huidige registratie is niet overal volledig of actueel. Ook is het eigenaarschap van contracten niet altijd duidelijk vastgelegd en zijn er verschillen en onduidelijkheden tussen contractgegevens, financiële informatie en de bestaande werkvoorraad.

Daarnaast bereikt in Q4 2026 een groot aantal contracten de einddatum of een belangrijk beslismoment. Om tijdig te kunnen besluiten over verlenging, beëindiging, wijziging of een eventueel vervolgtraject, moeten de verantwoordelijke contracteigenaren beschikken over actuele en volledige informatie.

Doel

Het actualiseren, controleren en structureren van de contractadministratie van I&A, zodat: contractinformatie actueel, volledig en betrouwbaar beschikbaar is; duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de betreffende contracten; contracteigenaren tijdig kunnen besluiten over contracten waarvoor in Q4 actie nodig is; financiële en contractuele informatie waar mogelijk op elkaar aansluit; openstaande werkzaamheden inzichtelijk en beheersbaar zijn; een overdraagbare basis ontstaat voor de structurele inrichting van contractbeheer.

Resultaten

• Actuele en betrouwbare contractregistratie: De relevante I&A-contracten zijn geïnventariseerd en gecontroleerd. Ontbrekende, onjuiste of verouderde gegevens zijn waar mogelijk aangevuld of gecorrigeerd in TOPdesk. Resterende afwijkingen en ontbrekende informatie zijn inzichtelijk gemaakt.
• Inzicht in contracteigenaarschap: Per contract is vastgesteld of een contracteigenaar bekend en geregistreerd is. Ontbrekend of onduidelijk eigenaarschap is gesignaleerd en voorgelegd aan de organisatie voor besluitvorming. Vastgesteld eigenaarschap wordt verwerkt in de contractregistratie.
• Overzicht en voorbereiding besluitvorming Q4: Er is een overzicht van contracten waarvoor in Q4 2026 een einddatum, verlengmoment, opzegtermijn of ander relevant beslismoment geldt. Per contract is de voor besluitvorming benodigde informatie verzameld en worden de verantwoordelijke eigenaren tijdig geïnformeerd over het benodigde besluit en de relevante termijn.
• Aansluiting contractuele en financiële informatie: Relevante contractbedragen, financiële verplichtingen en beschikbare factuurinformatie worden gebruikt om de contractregistratie te controleren. Geconstateerde afwijkingen, ontbrekende verplichtingen of andere onduidelijkheden worden inzichtelijk gemaakt en waar mogelijk opgelost.
• Opschonen bestaande werkvoorraad: Openstaande contractgerelateerde werkzaamheden en verzoeken, waaronder de werkvoorraad uit de Contracten IenA-mailbox, worden geïnventariseerd, geordend en waar mogelijk afgehandeld. Niet-afgeronde werkzaamheden worden voorzien van status, benodigde vervolgactie en verantwoordelijke.
• Overdracht en borging: De gehanteerde werkwijze, resterende aandachtspunten en openstaande werkzaamheden worden vastgelegd en overdraagbaar opgeleverd. Hiermee ontstaat een basis om de structurele verantwoordelijkheden voor contractadministratie en contractbeheer vervolgens op de juiste plaats in de organisatie te beleggen.

Werkzaamheden

Om bovenstaande resultaten te realiseren kunnen onder andere de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd: contractgegevens controleren en actualiseren, contracten registreren in TOPdesk, informatie bij interne betrokkenen en leveranciers opvragen, financiële en contractuele gegevens vergelijken, aflopende contracten signaleren, besluitvorming voorbereiden, openstaande contractzaken behandelen en rapportages/overzichten opstellen.

Afbakening

De opdracht is gericht op het op orde brengen, inzichtelijk maken en overdraagbaar maken van de bestaande contractadministratie en werkvoorraad. Structureel eigenaarschap van contracten, budgetverantwoordelijkheid en besluitvorming over verlengen, beëindigen, inkopen of aanbesteden blijven bij de daarvoor verantwoordelijke functionarissen.