Medewerker bestuurssecretariaat

Als medewerker bestuurssecretariaat ondersteun je de burgemeester, 3 wethouders en de gemeentesecretaris van de gemeente Doesburg. Je weet precies waar en wanneer je nodig bent om ondersteuning te bieden. Je handelt zoveel mogelijk zelfstandig zaken af. Dat betekent dat je een goede inschatting kunt maken van prioriteiten, weet wanneer je vragen in de organisatie uit moet zetten en onder alle omstandigheden houd je het overzicht. Jij ziet wat er moet gebeuren zonder dat daarom wordt gevraagd.

Ook zorg je voor secretariële en administratieve ondersteuning. Je signaleert, plant vooruit en denkt mee. Je hoort en ziet veel en weet wanneer het daarbij moet blijven. Je werkt nauw samen met de andere medewerker van het bestuurssecretariaat en jullie vervangen elkaar wanneer nodig.

Jij staat in nauw contact met het bestuur, maar ook met de rest van de organisatie en met externe partijen. Jij bent het eerste aanspreekpunt om interne en externe afspraken te maken en je weet je goed een weg te banen in het agendabeheer. Informatiestromen controleer en stroomlijn je. Je ontvangt afspraken gastvrij en professioneel. Voor vergaderingen ga je geordend te werk, verzamel je stukken en stel je de agenda op. Ook voor bestuurlijke en representatieve aangelegenheden ben je inzetbaar voor de voorbereiding en begeleiding. Kortom: je verricht alle voorkomende werkzaamheden die je binnen een bestuurssecretariaat kunt verwachten.

Taken

• Je verzorgt complexe agendabeheer voor B&W en de gemeentesecretaris.
• Je bewaakt planningen, actiepunten en termijnen.
• Je zorgt ervoor dat collega’s op de juiste tijd, de juiste stukken aanleveren in ibabs.
• Je ondersteunt bij het voorbereiden en volgen van afspraken en besluiten van het college

Werklocatie

• Hybride werken mogelijk: In overleg/ Onderlinge afstemming