Medewerker Begraafplaatsadministratie

In 2025 heeft de gemeente Huizen een nieuw beleidsplan voor haar begraafplaatsen vastgesteld; Beleidsplan Begraafplaatsen Huizen 2025-2035. Een onderdeel in dit beleidsplan is het generen van capaciteit door een actief ruimingsbeleid te hanteren.

De gemeente Huizen zoekt tijdelijke ondersteuning voor team Burgerzaken, voor specialistische werkzaamheden van de begraafplaatsadministratie. Aanleiding hiervoor is de voorgenomen ruiming van circa 464 graven op de Nieuwe Begraafplaats. De gemeente streeft ernaar deze ruiming in het eerste kwartaal van 2027 uit te voeren. Het ruimen van graven vraagt om een zorgvuldig en controleerbaar administratief proces. De voorbereiding moet secuur plaatsvinden, met voldoende aandacht voor controles, dossiervorming en een juiste verwerking in de begraafplaatsadministratie, conform de geldende wet- en regelgeving.

Het doel van de opdracht is om de huidige medewerkers van de begraafplaatsadministratie tijdelijk te ontlasten en tegelijkertijd actief bij het proces te betrekken. De opdrachtnemer ondersteunt bij de administratieve voorbereiding, uitvoering en afronding van de ruiming.

De werkzaamheden worden hybride uitgevoerd. Voor kennisoverdracht, afstemming en inrichting van de werkzaamheden wordt in de opstartfase fysieke aanwezigheid op het gemeentehuis verwacht. Daarna kunnen werkzaamheden (gedeeltelijk) op afstand worden uitgevoerd, mits de voortgang en samenwerking voldoende zijn geborgd.

De opdracht richt zich enkel op de administratieve werkzaamheden die voortvloeien uit de voorbereiding, uitvoering en afronding van de ruiming van graven op de Nieuwe Begraafplaats. Reguliere werkzaamheden van de begraafplaatsadministratie vallen buiten de opdracht.

Een zorgvuldige en betrouwbare uitvoering van deze opdracht is essentieel om de daadwerkelijke ruiming verantwoord te kunnen laten plaatsvinden.

Administratieve ondersteuning begraafplaatsadministratie

De opdrachtnemer vervult de rol van kartrekker van de administratieve voorbereiding van de ruiming. Hij/zij is het aanspreekpunt en coördineert het proces, bewaakt de voortgang en stemt actief af met de verschillende collega’s die betrokken zijn bij het begraafplaatsbeheer. Daarbij weet de opdrachtnemer de collega’s van Burgerzaken doelgericht te betrekken en kennis over te dragen in het proces.

In de uitvoering werkt de opdrachtnemer secuur en controlegericht, met als doel te komen tot zorgvuldige onderbouwde resultaten waarop de betrokken medewerkers kunnen vertrouwen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Procesinrichting en coördinatie
  • Opstellen en inrichten van werkprocessen ten behoeve van de administratieve voorbereiding van de ruiming.
  • Begeleiden en coördineren van het administratieve proces rondom de ruimingsopgave.
  • Afstemmen van werkzaamheden met medewerkers van team Burgerzaken en overige betrokkenen.
  • Collega’s, externe partners en stakeholders betrekken en meenemen in het proces.
• Inventarisatie en dossieronderzoek
  • Inventariseren van graven die onderdeel uitmaken van de ruimingsopgave.
  • Toetsen van grafstatussen op grafniveau.
  • Controleren fysieke of digitale dossiers (verklaringen)en beoordelen van geldigheid.
  • Controleren van te ruimen graven op de aanwezigheid van behoudenswaardige graven en overige bijzonderheden.
  • Opstellen van concept- en definitieve lijsten van te ruimen graven op de Nieuwe Begraafplaats.
  • Vastleggen van gemaakte keuzes.
• Communicatie en voorlichting
  • Opstellen correspondentie en publicaties ten behoeve van de ruiming.
  • Versturen van de correspondentie aan rechthebbenden en belanghebbenden.
  • Informeren van uitvaartondernemers, steenhouders en andere betrokken partijen.
  • Op werkdagen beantwoorden van vragen van rechthebbenden, nabestaanden en overige belanghebbenden per telefoon en e-mail.
  • Behandelen en registreren van reacties op aanschrijvingen en publicaties.
  • Fungeren als sparringpartner/coach voor administratieve processen rondom de begraafplaatsen, naleving van de beheersverordening en zorgen voor duidelijke en efficiënte werkafspraken.
• Ondersteuning uitvoering en afronding ruiming
  • Beschikbaar staan voor vragen van collega’s, nabestaanden en overige betrokkenen tijdens de uitvoering van de ruiming.
  • Administratief verwerken van uitgevoerde ruimingen in Centric Begraven op grafniveau.
  • Registreren en verwerken van wijzigingen die voortvloeien uit de uitvoering van de ruiming.
  • Zorgdragen voor archivering, dossiervorming en overdracht van informatie.

Gewenst resultaat

Aan het einde van de opdracht is er voor de 464 graven van de Nieuwe Begraafplaats een:

• een gecontroleerde en geactualiseerde begraafplaatsadministratie;
• complete en juridisch controleerbare dossiers;
• definitieve lijsten van te ruimen graven;
• een actueel overzicht van rechthebbenden en grafrechten;
• een administratieve basis waarmee de uitvoering van de ruiming in het eerste kwartaal van 2027 kan plaatsvinden