Sluit over 6 dagen
Omschrijving
Je bent de spil die zorgt dat het management scherp kan sturen. Je houdt overzicht in een volle agenda, zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is en bewaakt dat afspraken ook echt worden nagekomen. Je werkt proactief, signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen van slimmere planning tot digitalisering en automatisering (ook met AI) zodat processen soepel lopen en er rust en focus ontstaat.
Agendabeheer en regie
- Stuurt proactief op prioriteiten, overzicht en effectiviteit bij het plannen van afspraken
- Signaleert knelpunten in de planning en doet verbetervoorstellen.
Informatievoorziening en beheer
- Richt een efficiënte en toegankelijke informatievoorziening in voor de manager
- Structureert, beheert en optimaliseert informatiestromen ten behoeve van vergaderingen
- Zorgt voor tijdige, volledige en bruikbare informatie.
Besluit en actiebeheer
- Zorgt voor heldere en beknopte vastlegging van besluiten, acties en kernpunten uit overleggen
- Structureert en beheert actielijsten en bewaakt de voortgang
- Signaleert tijdig wanneer acties uitblijven of deadlines in gevaar komen
- Spreekt betrokkenen aan op openstaande acties en gemaakte afspraken
- Zorgt voor tijdige en duidelijke terugkoppeling over de status van acties.
Eisen
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar in de rol van Managementassistente. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar bij een omgevingsdienst. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject
- Aantoonbare werkervaring met AFAS. Benoem dit duidelijk in de offerte
Wensen
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met AFAS. Benoem dit duidelijk in de offerte
- Aantoonbare afgeronde administratieve/secretariele opleiding op minimaal mbo 4 niveau
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring
- Competenties
- Je bent proactief, verbindend en je houdt van structuur in een dynamische omgeving
- Je combineert organisatietalent met tact en durft te adviseren op prioriteiten
- Iemand die overzicht houdt, snel schakelt en prioriteiten aanbrengt (ook als alles tegelijk lijkt te komen)
- Communicatief sterk en professioneel in contact met collegas en externe partners; je voelt verhoudingen goed aan
- Digitaal vaardig en nieuwsgierig naar slimmer werken: je ziet kansen om processen te verbeteren en te automatiseren
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
Over
Omgevingsdienst Groene Metropool
.png)