Management Office-assistent

De divisie Facility Services levert facilitaire- en vastgoed diensten, advies, beleid en services aan het College van Bestuur, medewerkers, studenten en gasten van Tilburg University. De belangrijkste taken van de divisie zijn vastgoedbeheer, campusontwikkeling, het aanbieden van sportvoorzieningen, inkoop & contractmanagement, evenementondersteuning, managementondersteuning, post & documentmanagement en het regisseren van schoonmaak, catering en beveiligingsdiensten. Kortom, het zo aantrekkelijk mogelijk maken van studeren, werken en verblijven op de campus.

Binnen FS valt de opdracht onder de afdeling University Services & Schools Management Support (US&S MS). US&S MS coördineert de managementondersteuning op de universiteit door het leveren van ondersteuning op het gebied van opleiding, kennisdeling, uniformering en HR-zaken. Dit doen we door het aanbieden van opleidingen en workshops, het organiseren van bijeenkomsten voor kennisdeling en door te werken aan uniformering van processen en procedures. Hiërarchisch maken al deze medewerkers deel uit van US&S MS, maar functioneel worden ze aangestuurd door de leidinggevende voor wie ze werken.

Opdracht- en functieomschrijving

Binnen onderhavige DAS-aanvraag zoeken we naar een Management/Office-assistent voor het Secretariaat van de Tilburg Law School (TLS) – Departement Public Law & Governance (PLG). In verband met diverse wijzigingen, onderbezetting en uitval door ziekte is TLS-PLG op zeer korte termijn zoek naar tijdelijke vervanging.

Werkzaamheden

• Diverse algemene secretariële werkzaamheden zoals telefoonbeantwoording, beheer van mail, archiveren, bestellen kantoor en ICT-artikelen, catering, etc.
• Diverse algemene facilitaire werkzaamheden zoals uitruimen vaatwasser, maken van plattegronden en naamkaartjes, werkplekken op orde houden, postvakjes bijhouden
• Beantwoorden van allerhande vragen en verzoeken van medewerkers ter ondersteuning van de onderzoek en onderwijswerkzaamheden
• Zorgdragen voor de in/uitdiensttreding van collega’s. Voorkomende taken hierbij zijn: werkplek gereed maken, laptop bestellen, welkomstpakket regelen, sleutels aanvragen, etc.
• Regelen van reis en verblijf voor dienstreizen
• Het controleren, verwerken en betaalbaar stellen van facturen en bijhouden van financiële overzichten
• Organiseren van allerlei activiteiten van de afdeling en bijdragen aan activiteiten voor personeelswelzijn
• Ondersteunen van diverse (interne) bijeenkomsten/evenementen via zaalreserveringen, boeken van de catering, verzorgen van de presentjes en ontvangst bij de bijeenkomst.

Competenties

Hierbij is het van belang dat de kandidaat beschikt over de volgende competenties:

• Oplossingsgericht
• Organisatiesensitief
• Zelfstandig werken
• Communicatief vaardig