Management Assistent Operations

Als Management Assistant ben je onderdeel van het team Management Assistants binnen Operations, maar heb je wel je eigen scope en ondersteun je twee Senior Managers, in de breedste zin van het woord.

Jij bent hen steeds een stap voor. Je zet jouw talenten in bij het organiseren en prioriteren van de complexe agenda's, inclusief e-mailbeheer, voorbereiding en opvolging van afspraken, het bewaken van deadlines en fungeren als oren en ogen richting het team. Je bereidt vergaderingen voor, organiseert en structureert MT-vergaderingen, inclusief het controleren van stukken, beheren van agenda en genodigden en tijdig anticiperen op wijzigingen. Je bent betrokken bij agendabeheer en inhoudelijke ondersteuning op de achtergrond.

Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten, inclusief het zelfstandig oppakken en opvolgen van verzoeken en het coördineren van bezoek. Je werkt nauw samen met assistants en secretariaten binnen Schiphol Group. Je organiseert en coördineert facilitaire en organisatorische zaken zoals jaarplanning, catering, vergaderruimtes, teambuildingactiviteiten, heisessies en overige events.

Gezien de aard van de werkzaamheden ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je bent proactief, zelfstandig en signaleert tijdig urgente zaken, zodat je manager zich kan focussen op zijn kerntaken. Ook ben je altijd op zoek naar manieren om efficiënter te organiseren en sterk met data, systemen en nieuwe technologieën, zoals de inzet van AI.

De afdeling Schiphol Operations houdt Schiphol 24/7 in beweging. Elke dag rekenen miljoenen reizigers en honderden luchtvaartmaatschappijen op een soepel en veilig proces. Van bagageafhandeling en passagiersstromen tot de-icing en airside coördinatie: samen maken we elke dag dé dag van onze reizigers. Op de werkvloer, in de regieruimtes of binnen de havendienst: overal werk je in een wereld die nooit stilstaat.