Kwartiermaker Portfoliosturing DOWR

De gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte werken binnen DOWR samen aan een toekomstbestendige informatievoorziening. In de huidige situatie is sprake van een hoge mate van ad-hoc besluitvorming, beperkte voorspelbaarheid in planning en capaciteit en onvoldoende expliciete prioritering over domeinen heen. Om dit te verbeteren is behoefte aan een samenhangende inrichting van portfoliosturing.

Doelstelling

De opdracht is gericht op het realiseren van een werkend, gedragen portfoliomanagementproces voor IV-initiatieven binnen DOWR, waarmee structureel en integraal gestuurd kan worden op prioritering, samenhang en inzet van schaarse capaciteit. Dit omvat de inrichting van governance, besluitvorming, inzicht in het portfolio en een passende overlegstructuur, ondersteund met praktische hulpmiddelen.

Afbakening

De focus ligt op strategische IV-vraagstukken, projecten en majeure wijzigingen, inclusief de samenhang tussen domeinen, architectuur en roadmap, en de verdeling van capaciteit en prioriteit bij schaarste. Regulier beheer, kleine wijzigingen en operationele aansturing van uitvoering vallen buiten scope.

Kern Opdracht

De kwartiermaker richt een samenhangend portfolioproces in dat het gehele traject van initiatief tot besluitvorming afdekt. Daarbij worden duidelijke afspraken gemaakt over intake, prioritering en besluitvorming, gebaseerd op onder andere strategische waarde, wettelijke verplichtingen, risico, capaciteit en maatschappelijke impact.

Parallel hieraan wordt een heldere overlegstructuur ingericht bestaande uit een strategisch domeinoverleg (voor duiding en voorbereiding), reguliere domeinoverleggen (gericht op beheer en doorontwikkeling) en een portfoliotafel waar integrale prioriteringsbesluiten worden genomen. De kwartiermaker zorgt dat deze overleggen logisch op elkaar aansluiten en dat besluitvorming transparant en navolgbaar plaatsvindt.

Daarnaast wordt inzicht gecreëerd in het IV-portfolio, inclusief lopende initiatieven, afhankelijkheden, aansluiting op organisatiedoelen en beschikbare capaciteit. Ook worden kaders opgesteld voor instroom en fasering van initiatieven, zodat een beheersbare werkvoorraad ontstaat.

Ter ondersteuning ontwikkelt de kwartiermaker praktische hulpmiddelen, zoals een portfolio-overzicht, dashboard, intake- en analyseformats en een roadmap, en worden rollen, verantwoordelijkheden en mandaten binnen portfoliosturing verduidelijkt.

Implementatie

De kwartiermaker begeleidt de implementatie door het opstellen van een eerste integraal portfolio, het uitvoeren van een eerste prioriteringsronde en het opstarten van de overlegstructuur. De organisatie wordt hierbij actief meegenomen, met aandacht voor draagvlak en toepasbaarheid in de praktijk. De opdracht wordt afgerond met overdracht naar een structurele inrichting.

Resultaten

De opdracht resulteert in een stapsgewijs werkende inrichting van portfoliosturing:

• Binnen 1–2 maanden (analysefase):
  • Inzicht in de huidige situatie, stakeholders en lopende IV-initiatieven
  • Eerste integraal overzicht van het IV-portfolio
• Binnen 3–5 maanden (ontwerpfase):
  • Uitgewerkte governance en overlegstructuur
  • Ingericht prioriteringsmechanisme en portfolioproces
  • Beschikbare hulpmiddelen (o.a. intakeformat, portfolio-overzicht, roadmap)
• Uiterlijk per 1 april (implementatiefase):
  • Een functionerende portfoliotafel met duidelijke spelregels
  • Eerste integrale portfolio en uitgevoerde prioritering
  • Werkende overlegstructuur die aansluit op de praktijk
• Bij afronding van de opdracht:
  • Een gedragen plan van aanpak voor structurele portfoliosturing
  • Overdracht naar de organisatie, inclusief een concreet profiel/vacaturetekst voor een portfoliomanager

Positionering

De kwartiermaker opereert als zelfstandig professional en is verantwoordelijk voor de inrichting en realisatie van portfoliosturing binnen de kaders van deze opdracht. De kwartiermaker handelt vanuit eigen expertise en inzicht, met een verbindende werkwijze gericht op het realiseren van gedragen oplossingen.

De rol is tijdelijk en gericht op inrichting, implementatie en overdracht, zonder hiërarchische lijnverantwoordelijkheid of inbedding in de lijnorganisatie. De kwartiermaker bepaalt zelfstandig de aanpak en werkwijze om de afgesproken resultaten te behalen.

Randvoorwaarden

De opdracht wordt uitgevoerd binnen de bestaande bestuurlijke en organisatorische kaders van DOWR. De kwartiermaker stemt waar nodig inhoudelijk af met betrokken rollen en gremia, zoals CIO’s en vertegenwoordigers uit de IV-organisatie, voor het verkrijgen van input en het toetsen van tussenresultaten.

De kwartiermaker is zelf verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van de werkzaamheden, alsmede voor het behalen van de geformuleerde resultaten. Daarbij wordt gehandeld met oog voor transparantie, bestuurlijke sensitiviteit en het creëren van draagvlak binnen de organisatie.

De inzet bedraagt circa 24–32 uur per week. De kwartiermaker rapporteert periodiek over voortgang, knelpunten en te nemen besluiten aan het CIO-overleg, met als doel het faciliteren van besluitvorming.