Omschrijving
De gemeente Zeist migreert alle informatie vanuit haar netwerkschijven naar zes aangewezen bestemmingen: het zaaksysteem, vakapplicaties, Microsoft Teams, OneDrive, de parkeerplaats en de verhuisdoos. Dit gebeurt in het project Informatie op de juiste plek, dat 24 vakafdelingen omvat en een harde deadline heeft van 1 januari 2027, wanneer de licentie voor de netwerkschijven verloopt. Het project wordt aangestuurd via een stuurgroep en werkt met meerdere parallelle projectgroepen. Als deelprojectleider ben je de rechterhand van de projectleider en draagt zelfstandig verantwoordelijkheid voor de voortgang van meerdere werkstromen. Conform onze bewarastrategie is een van deze onderdelen het e-depot. Als deelprojectleider ben jij in de lead om ons in het aanbestedingstraject te begeleiden.
Daarnaast zullen allerlei aanpassingen gerealiseerd moeten worden in bestaande vakapplicaties en ons zaaksysteem om de documenten op de goede manier te kunnen ontsluiten. Hiervoor zal met tal van medewerkers binnen de organisatie het gesprek moeten worden aangegaan over wat er nodig is om op een andere manier te gaan werken. Jij bent daarin naast de projectleider een belangrijke verbindende schakel tussen de business en het team informatievoorziening.
Werkzaamheden
- Organiseren, coördineren en bewaken van de projectuitvoering over meerdere parallelle werkstromen, waaronder de begeleiding van 24 vakafdelingen, de MS365-uitrol en het e-depot traject.
- Sturen op planning, resultaat, budget en kwaliteit met oog voor de harde einddeadline van 1 januari 2027 en de onderlinge afhankelijkheden tussen werkstromen.
- Versterken van de samenwerking binnen de projectgroepen en met betrokkenen op uitvoerend, tactisch en bestuurlijk niveau.
- Creëren van draagvlak bij proceseigenaren, vakafdelingen en medewerkers voor nieuwe werkwijzen en opslagstructuren.
- Zorgdragen voor transparante rapportages richting de projectleider en opdrachtgevers.
- Signaleren van risico's in planning en uitvoering en tijdig bijsturen in afstemming met de projectleider.
Team
Team Informatiebeheer bestaat uit zes medewerkers informatiebeheer en een kwaliteitsmedewerker. Daarnaast werk je o.a. samen met onze proces- en informatieadviseurs, functioneel beheerders en strategisch adviseurs. Je rapporteert over de voortgang van het project aan de projectleider en over je functioneren aan de teammanager.
Eisen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider op het gebied van informatiebeheer, informatiehuishouding of aanverwante domeinen binnen een overheidsorganisatie
- Aantoonbaar afgeronde opleiding/cursus op gebied van projectmanagement
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
- Aantoonbare werkervaring met vergelijkbare digitaliserings- of migratietrajecten waarbij medewerkers en organisaties zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen en digitale werkomgevingen
Wensen
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen een gemeente
- Aantoonbare werkervaring met het opstellen van programma's van eisen en het structureren van complexe besluitvormings- en inkooptrajecten binnen een overheidsorganisatie
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van informatiebeheer
- Aantoonbare werkervaring met organisatiebrede verandertrajecten, waarbij medewerkers zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen
- Aantoonbare werkervaring met Agile/Scrum werkwijzen, aantoonbaar gemaakt door een erkende certificering en praktische toepassing binnen projecten
- Stakeholdermanagement: effectief verbinden van vakafdelingen, het IV-team, functioneel beheerders en bestuurlijk niveau
- Veranderkundige begeleiding: begeleiden van medewerkers en teams bij de overgang naar nieuwe werkwijzen en opslagstructuren
- Projectcoördinatie: bewaken van voortgang, planning en kwaliteit over meerdere gelijktijdige werkstromen
- Kennis van Microsoft 365: praktische werkervaring met Teams, OneDrive en SharePoint in een organisatorische context
- Communicatieve vaardigheid: kernachtig en niveau-bewust communiceren richting zowel uitvoerende medewerkers als bestuurders
- Agile/Scrum: toepassen van iteratieve werkwijzen binnen een projectomgeving
- Resultaatgerichtheid: vertalen van visie en afspraken naar concrete, meetbare stappen met oog voor deadlines en afhankelijkheden tussen werkstromen
- Bestuurlijke sensitiviteit: schakelen tussen uitvoerend, tactisch en bestuurlijk niveau, met gevoel voor verhoudingen en besluitvormingsprocessen binnen een gemeentelijke context
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.