Bestuurssecretaresse Burgemeester

Vanwege tijdelijke afwezigheid van een van onze collega's zijn wij op zoek naar een ervaren bestuurssecretaresse die de burgemeester van Hengelo ondersteunt.

Als bestuurssecretaresse ben je een belangrijke schakel tussen de burgemeester, het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en bent in staat snel te schakelen binnen een dynamische bestuurlijke omgeving. De werkzaamheden kennen een doorlopend karakter en vragen om een hoge mate van zelfstandigheid, nauwkeurigheid en bestuurlijke sensitiviteit.

Werkzaamheden

• Beheren en bewaken van de agenda van de burgemeester;
• Verzorgen van mailboxbeheer en prioriteren van inkomende correspondentie;
• Voorbereiden, organiseren en afhandelen van bestuurlijke overleggen, afspraken en representatieve activiteiten;
• Bewaken van actiepunten, deadlines en bestuurlijke processen;
• Opstellen, verwerken en afhandelen van correspondentie en stukken;
• Onderhouden van contacten met bestuurders, directie, management, inwoners en externe relaties;
• Signaleren van knelpunten en proactief bijdragen aan een efficiënte ondersteuning van de burgemeester;
• Samenwerken met collega's binnen het bestuurssecretariaat en andere ondersteunende disciplines.

Team

Je gaat als bestuurssecretaresse aan de slag bij gemeente Hengelo aan de slag bij team Services, binnen het domein Bedrijfsvoering. Onder het team Services vallen het interne Servicepunt, Facility, het bestuurssecretariaat en het managementsecretariaat. Je werk samen in een team van 6 secretaressen en werkt onder de verantwoordelijkheid van Teammanager Service. Ook neem je deel aan de reguliere werkoverleggen. Je bent fysiek aanwezig met je collega's op maandag, dinsdag en donderdag.