Omschrijving
Voor het cluster Concernstaf zoeken wij een enthousiaste bestuurssecretaresse die het team komt versterken. In deze afwisselende functie ondersteun je onze bestuurders en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Als bestuurssecretaresse ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie.
Als bestuurssecretaresse ben je een onmisbare ondersteuner van één of meerdere bestuurders. Je bent veelzijdig, flexibel en weet snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Samen met je collega's vorm je een zelfsturend team dat zorgt voor een professionele en soepele ondersteuning van de bestuurders en hun portefeuille.
Je ondersteunt en ontzorgt de bestuurder(s) onder andere door:
- het beheren van complexe agenda's en het plannen van afspraken;
- het ontvangen van bezoekers en het beantwoorden van telefoontjes als eerste aanspreekpunt;
- het voorbereiden van vergaderingen en het verzorgen van vergaderstukken voor bestuurlijke besluitvorming;
- het bewaken van een goede bereikbaarheid en het verwerken van post, e-mails en nieuwsberichten;
- het organiseren van bijeenkomsten en het regelen van facilitaire zaken.
In deze functie heb je veel contact met collega's, externe relaties en bestuurders. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt jouw werk uitdagend en interessant.
Eisen
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een overheidsorganisatie
- Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, notuleren en bestuurlijke ondersteuning
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Teams en Excel), benoem duidelijk waar deze is opgedaan
- Een motivatiebrief is vereist voor deze opdracht
Wensen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een secretariële of managementondersteunende richting
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse met het organiseren van bijeenkomsten en het regelen van facilitaire zaken
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse het beheren van complexe agenda's en het plannen van afspraken en het voorbereiden van vergaderingen en het verzorgen van vergaderstukken voor bestuurlijke besluitvorming binnen een gemeente
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie, met volgende niveaus: meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente; tussen de 3 en 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente; meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een andere overheidsorganisatie; geen aantoonbare werkervaring of minder dan 3 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie
- Competenties
- Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en omgevingsbewustzijn: je weet precies wat er speelt en wat er nodig is
- Flexibiliteit en schakelvermogen: je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en ziet onverwachte situaties als een uitdaging
- Nauwkeurigheid en organisatorisch vermogen: je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en weet je prioriteiten te stellen
- Analytisch vermogen: je maakt nieuwe informatie je snel eigen en weet verbanden te leggen tussen verschillende onderwerpen
- Stressbestendigheid: je bent een stevige en zelfverzekerde persoonlijkheid die rustig blijft, ook wanneer de druk toeneemt
- Omgevingsbewustzijn: dankzij je ervaring binnen de overheid begrijp je hoe het politieke en bestuurlijke speelveld werkt en heb je gevoel voor verschillende belangen
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
