Sluit over 6 dagen
Omschrijving
Je komt te werken bij de afdeling Bestuurszaken. Wij bieden ondersteuning aan de directieraad. De directieraad bestaat uit een algemeen directeur/gemeentesecretaris en vier directeuren. Daarnaast ontzorgen wij het college van burgemeester & wethouders van de gemeente Eindhoven.
Werkzaamheden
- Je bewaakt de complexe agenda en zorgt voor rust en overzicht. Daarbij hou je rekening met de inhoudelijke, organisatorische en prioritaire aard en politiek-bestuurlijke verhoudingen
- Je denkt voortdurend twee stappen vooruit zodat de directeur zonder zorgen om organisatorische zaken de dag door komt
- Je zorgt dat de directeur altijd tijdig en correct geïnformeerd is. Je behandelt en beoordeelt binnengekomen gesprekken en correspondentie op belang en urgentie, voegt proactief naar eigen inzicht benodigde informatie toe, zet deze door of bewaakt de afhandeling
- Je organiseert multidisciplinaire overleggen, verzorgt verslaglegging en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten
- Je bent achtervang ondersteuning directieraad (DR-dossier coördineren, agenderen via Notubiz, notuleren, terugkoppelen, besluitenlijst)
Team
Je komt te werken op de afdeling Bestuurszaken. Daar werk je samen met dertien bestuursassistentes voor college van B&W en de directieraad (drie assistentes). Je werkt voor een of meerdere directeuren, maar kunt ook achtervang zijn voor bestuursassistenten die voor B&W werken.
Eisen
- HBO werk- en denkniveau
- Enkele jaren secretariële ervaring op directie- of bestuursniveau in het bedrijfsleven, bij de overheid of andere non-profitorganisaties
- Spreekt en schrijft correct Nederlands
- Goede kennis van de Engelse spreek- en schrijftaal
- Gaat goed om met vertrouwelijke informatie en is daarin integer en discreet
Wensen
- Brengt structuur aan en pikt snel nieuwe informatie op en legt snel verbanden
- Weet de juiste prioritering aan te brengen
- Kan goed zelfstandig werken, maar ook in teamverband
- Stressbestendig
- Bij onverwachte gebeurtenissen flexibel in werktijden en bereid om wanneer nodig langer door te werken
- Competenties
- Omgevingsbewustzijn: houdt rekening met de inhoudelijke, organisatorische en prioritaire aard en politiek-bestuurlijke verhoudingen
- Proactiviteit: denkt voortdurend twee stappen vooruit en voegt proactief naar eigen inzicht benodigde informatie toe
- Organisatievermogen: organiseert multidisciplinaire overleggen en verzorgt verslaglegging
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
Over
Gemeente Eindhoven
.svg)