Adviseur Project

De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers.

Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals:

• registreren
• metadateren
• ordenen
• classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie

Daarnaast omvat de opdracht:

• het zorgen voor een actueel ordeningsplan
• het waarderen van de dossiers
• het autoriseren van medewerkers
• het geven van training/opleiding aan (project)medewerkers
• het zorgen voor de benodigde middelen

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert. Hiermee verbetert de informatiehuishouding continu.

Taken digitaal projectarchief

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem
• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers
• instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen zoals kaderinstrumenten, werkafspraken, high value lijsten enz.
• het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
• het toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB
• zorgen voor archiefoverdrachten naar DIM inclusief daarvoor benodigde voorbereidende activiteiten

Resultaat opdracht

• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)