Adviseur Informatiebeheer

Gemeente Barneveld werkt continu aan het verbeteren van haar informatievoorziening en informatiehuishouding. In de afgelopen jaren zijn diverse projecten en initiatieven gestart die bijdragen aan duurzaam, toekomstbestendig en rechtmatig informatiebeheer. Een aantal van deze trajecten bevindt zich in de voorbereidings- of implementatiefase en vraagt om aanvullende capaciteit om daadwerkelijk tot resultaten te komen.

De opdrachtnemer wordt ingehuurd vanwege specialistische kennis en ervaring op het gebied van digitaal informatiebeheer, implementatievraagstukken, informatievoorziening en veranderaanpakken.

De opdracht heeft een tijdelijk en resultaatgericht karakter en richt zich op het afronden, voorbereiden en verder brengen van meerdere initiatieven op het gebied van informatiebeheer. Hierbij gaat het onder andere om:

• Implementatie van e-mailarchivering;
• Implementatie van Teams-archivering;
• Aanschaf en implementatie van een anonimiseringstool;
• Voorbereiding van de aanbesteding van een sjablonengenerator;
• Voorbereiding van de aanbesteding van een Enterprise Search-oplossing.

De adviseur heeft binnen de opdracht de ruimte om, binnen de gestelde kaders, zelf prioriteiten aan te brengen en projecten te selecteren. Per project wordt gewerkt met een vooraf vastgesteld haalbaar resultaat op basis van de MOSCOW-methodiek.

Doelstelling

Doel van de opdracht is om uiterlijk eind 2026 minimaal drie initiatieven naar een afgesproken eindresultaat te brengen en een generiek adoptieraamwerk op te leveren waarmee toekomstige implementaties binnen de organisatie kunnen worden ondersteund.

Werkzaamheden

• Vertalen van bestaande plannen naar concrete projectaanpakken;
• Uitwerken van technische oplossingsrichtingen voor nieuwe functionaliteiten;
• Coördineren van de realisatie van functionaliteiten in testomgevingen;
• Organiseren en begeleiden van testen;
• Afstemming met informatiebeheer, juridische zaken, concerncontrol, privacy, informatiebeveiliging en overige stakeholders;
• Opstellen van procedures voor implementatie, gebruik en beheer;
• Beschrijven van technische en organisatorische consequenties van nieuwe oplossingen;
• Uitwerken van use-cases voor nieuwe producten en voorzieningen;
• Inventariseren en vastleggen van functionele, technische en non-functionele requirements;
• Opstellen van een aanpak voor marktconsultaties en aanbestedingen;
• Adviseren over governance, planning en implementatiestrategieën;
• Ontwikkelen van een generiek adoptieraamwerk voor toekomstige implementaties.

Resultaten

Gedurende de opdracht worden minimaal de volgende resultaten opgeleverd.

Resultaat 1 – Afronding implementatietrajecten

Voor minimaal twee implementatieprojecten worden de volgende producten opgeleverd:

• Uitgewerkte technische aanpak;
• Gerealiseerde functionaliteit in een testomgeving;
• Uitgevoerde testscenario's;
• Afgestemde bevindingen met relevante stakeholders;
• Implementatie- en beheerprocedures.

Resultaat 2 – Voorbereiding toekomstige voorzieningen

Voor minimaal één nieuw aan te besteden voorziening worden opgeleverd:

• Uitgewerkte use-cases;
• Functionele requirements;
• Technische requirements;
• Non-functionele requirements;
• Advies over aanbestedings- of marktconsultatiestrategie;
• Globale planning voor vervolgstappen.

Resultaat 3 – Generiek adoptieraamwerk

Opleveren van een organisatiebreed inzetbaar adoptieraamwerk bestaande uit:

• Implementatieaanpak;
• Governance-structuur;
• Rollen en verantwoordelijkheden;
• Communicatielijnen;
• Planning en fasering;
• Uitgangspunten voor beheer en borging.

Resultaat 4 – MOSCOW-gestuurde projectresultaten

Voor minimaal drie geselecteerde projecten:

• Beschrijving van het beoogde resultaat volgens de MOSCOW-methodiek;
• Periodieke voortgangsrapportage;
• Oplevering van de overeengekomen projectresultaten.