Omschrijving
Als administratief ondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het team. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en ondersteunt collega's bij uiteenlopende werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.
Klachten- en meldingenafhandeling
Je werkt met ons zaaksysteem waarin meldingen van inwoners over de openbare ruimte binnenkomen. Je:
- beoordeelt, sorteert en registreert meldingen
- zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling
- bewaakt de voortgang en houdt overzicht over de afhandeling
- verwerkt terugkoppelingen en meldt zaken administratief af in het systeem
- archiveert meldingen zorgvuldig en volgens de richtlijnen
Algemene administratieve ondersteuning
Je ondersteunt het team met diverse organisatorische en administratieve taken:
- plannen en coördineren van afspraken en overleggen
- opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
- bewaken van deadlines en opvolging van acties
- notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen
- verwerken en archiveren van documenten en correspondentie
Begraafplaatsadministratie
Je draagt bij aan het beheer van de administratie rondom begraafplaatsen, een wettelijke taak van de gemeente:
- bijhouden en actualiseren van registraties
- verwerken van aanvragen en mutaties
- archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving
- ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen
Aanvullende werkzaamheden
Naast bovenstaande taken kun je ook worden ingezet voor:
- ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden
- opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten
- signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen
- ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
Eisen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
- Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving
- Aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team
Wensen
- Aantoonbare afgerond opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving
- Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie
- Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft office
- Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties
- Competenties
- Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
- Politiek-bestuurlijk sensitief
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
