Verandermanagement KOSMO

Voor het programma VIBE wordt een zelfstandig opererende opdrachtnemer ingezet voor het uitvoeren van een verandermanagementopdracht binnen meerdere samenhangende projecten (waaronder ERP en KOSMO/CRM). De opdracht is gericht op het realiseren van vooraf gedefinieerde resultaten op het gebied van veranderstrategie, communicatie, opleiding en borging. Deze resultaten worden door opdrachtnemer zelfstandig ingericht, gepland en opgeleverd. De opdrachtnemer voert de werkzaamheden naar eigen inzicht en zonder gezagsverhouding uit, waarbij hij/zij zelf bepaalt op welke wijze de afgesproken resultaten worden bereikt. Afstemming vindt plaats op basis van voortgang en op te leveren resultaten met de opdrachtgever (directeur P&O) en, indien relevant, met de stuurgroep VIBE/KOSMO.

Toelichting

Voor de projecten binnen VIBE, waaronder het project KOSMO (vervanging CRM) en project ERP/MI, wordt een opdrachtnemer gezocht voor het uitvoeren van verandermanagementactiviteiten. Dit raakt de processen voor HR, Financiën en Inkoop (ERP-core), maar ook CRM, verkoopprocessen, managementinformatie en het integratieplatform. Deze projecten kennen een eigen looptijd en impact, waarbij samenhang in de verandering van belang is.

Waar in de huidige situatie de processen met maatwerk zijn afgestemd op de organisatie, wordt in de nieuwe situatie gebruik gemaakt van de standaarden van de gekozen leverancier. De vervanging van het CRM, ERP en de MI-systemen heeft impact op organisatie, management, medewerkers en klanten. De transitie naar een andere werkwijze vraagt om aangepast gedrag en een andere manier van werken van betrokkenen. Dit betreft enerzijds de inrichting en introductie van nieuwe systemen en anderzijds het efficiënt gebruik ervan. Begeleiding van dit veranderproces is van belang voor een succesvolle implementatie van de systemen. Daarnaast wordt de organisatorische en personele impact van deze projecten in kaart gebracht en vertaald naar een transitieaanpak.

Op dit moment wordt het verandermanagement binnen de projecten verder ingericht. Voor onderdelen zoals CRM (opstartfase) en ERP-core en MI (nazorg-/optimalisatiefase) zijn reeds werkgroepen actief. Ook loopt een traject gericht op organisatorische en personele gevolgen (OPG), dat verder uitgewerkt wordt in afstemming met bestuur en OR. De opdrachtnemer levert hieraan een bijdrage vanuit de opdracht.

De opdrachtnemer werkt het verandermanagement verder uit, stelt een veranderagenda op en draagt bij aan een samenhangende veranderboodschap over de projecten heen. Tevens levert de opdrachtnemer input aan de bestaande werkgroepen op het gebied van verandermanagement en organisatorische en personele gevolgen. De opdrachtnemer bepaalt zelf de wijze van uitvoering van de werkzaamheden en werkt daarbij zelfstandig en naar eigen inzicht, gericht op het realiseren van de afgesproken resultaten. Afstemming vindt plaats met de opdrachtgever (directeur P&O) en, waar relevant, met de betrokken project- en stuurgroepen.

Resultaten

• Een uitgewerkte veranderagenda met bijbehorende interventies en veranderactiviteiten ten behoeve van de betrokken projecten (gereed Q3 2026)
• Een uitgewerkte en eenduidige veranderboodschap voor het programma, afgestemd met de communicatiefunctie (gereed Q3 2026)
• Een opgesteld en, indien nodig, geactualiseerd veranderplan waarin projectdoelen zijn gekoppeld aan organisatie-inrichting, cultuur en leiderschap (gereed Q4 2026)
• Een opleidingsplan met bijbehorende opleidingsmaterialen voor medewerkers die met nieuwe systemen gaan werken (gereed Q4 2026)
• Een extern communicatieplan, inclusief media-plan (gereed Q2 2027)
• Een uitgewerkt transitieplan voor de organisatorische en personele impact, inclusief aanpak richting management, OR en medewerkers (gereed Q4 2027)
• Een overdrachtsdocument waarin wordt beschreven op welke wijze de gerealiseerde veranderingen kunnen worden geborgd binnen de organisatie (gereed Q4 2027)

Technieken

• Verandermanagement middels veranderplan, -agenda en -boodschap
• Projectmatig werken: van initiatief tot en met borging en evaluatie
• Opleidingsplan en transitieplan

Werkzaamheden

• Het verbinden van de projectdoelen aan de huidige en toekomstige werkwijze en de ambities op het gebied van cultuur en leiderschap, resulterend in een opgesteld veranderplan dat periodiek kan worden geactualiseerd
• Het, in afstemming met betrokken werkgroepen, uitwerken van interventies en veranderactiviteiten (veranderagenda) ten behoeve van de organisatieverandering
• Het formuleren van voorstellen op het gebied van verandermanagement, communicatie en stakeholdermanagement, en het bijdragen aan een eenduidige veranderboodschap voor het programma in samenwerking met betrokken functionarissen
• Het opstellen van een opleidingsplan en het laten ontwikkelen van opleidingsmaterialen voor medewerkers die met nieuwe systemen gaan werken
• Het coördineren van de totstandkoming van content voor interne en externe communicatiemiddelen, in afstemming met de betrokken communicatieprofessionals
• Het opstellen van een transitieplan en bijbehorende planning voor de organisatorische en personele impact van de projecten
• Het opleveren van adviezen en documentatie ten behoeve van de borging van de gerealiseerde veranderingen binnen de organisatie