Senior Specialist Informatiehuishouding

De Senior specialist Informatiehuishouding wordt tijdelijk ingezet binnen Ferm Werk, afdeling Bedrijfsvoering, team Informatievoorziening. De opdracht heeft een tijdelijk en projectmatig karakter en is gericht op het realiseren van de verbeterpunten die zijn vastgesteld door de archiefinspectie, met als doel het archiefbeheer van Ferm Werk aantoonbaar te verbeteren en toekomstbestendig in te richten.

De opdrachtnemer adviseert en ondersteunt bij de uitvoering van verbetermaatregelen en brengt structuur en overzicht aan in de aanpak. De opdracht is uitvoerend en adviserend van aard; er is geen sprake van beleidsvaststelling of hiërarchische aansturing.

Doelstelling

De opdracht is gericht op:

• Het aantoonbaar verbeteren van de informatiehuishouding conform Archiefwet en Wet open overheid (Woo)
• Het realiseren van verbetermaatregelen naar aanleiding van de archiefinspectie
• Het structureel versterken en borgen van archief- en informatiebeheer binnen de organisatie
• Het formuleren van randvoorwaarden en aandachtspunten voor aansluiting op het Djuma-project (technische implementatie valt buiten scope)

Resultaten

Fasering

Fase 1 – Analyse en plan van aanpak (indicatie: ± 325 uur)

• Actualiseren en concretiseren van het verbeterplan archiefbeheer
• Toetsing huidige situatie aan Archiefwet en Woo
• In kaart brengen van risico’s en prioriteiten
• Opstellen van een realistisch implementatieplan inclusief planning, capaciteit en middelen
• Formuleren van organisatorische randvoorwaarden voor aansluiting op het Djuma-project

Oplevering uiterlijk: 1 juni 2026.

Fase 2 – Implementatie verbetermaatregelen (indicatie: ± 510 uur)

• Begeleiden en uitvoeren van prioritaire verbetermaatregelen
• Structureren en optimaliseren van archief- en informatieprocessen
• Ondersteunen bij het wegwerken van achterstanden
• Borgen van rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen
• Afstemming met interne stakeholders en externe partijen (o.a. Regionaal Historisch Centrum)

Resultaten

De opdracht wordt als succesvol afgerond beschouwd wanneer:

• Uiterlijk 1 juni 2026 een gedragen en bestuurlijk vastgesteld plan van aanpak is opgeleverd
• Prioritaire actiepunten aantoonbaar zijn uitgevoerd of in uitvoering zijn genomen
• Verbeteringen in structuur, kwaliteit en borging van informatiebeheer aantoonbaar zijn gerealiseerd
• Duidelijke randvoorwaarden zijn geformuleerd voor aansluiting op het aansluitende DMS (Djuma)-project

Contacten

Aansturing

De inhoudelijke afstemming over de werkzaamheden vindt plaats met de door Ferm Werk aangewezen contactpersoon.

De opdrachtnemer bepaalt zelf de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd, binnen de afgesproken kaders en doelstellingen. Er is geen sprake van een gezagsverhouding; de opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht.

Team

De Senior specialist Informatiehuishouding wordt tijdelijk ingezet binnen Ferm Werk, afdeling Bedrijfsvoering, team Informatievoorziening.