Omschrijving
Voor Saxion wordt ondersteuning gezocht voor het HR-projectteam tijdens een omvangrijke reorganisatie. De reorganisatie bevindt zich in een cruciale fase waarin grote hoeveelheden personeelsinformatie worden verwerkt en waarin op verschillende momenten formele en vertrouwelijke communicatie richting medewerkers moet worden verzorgd.
Een belangrijk onderdeel van de functie is het voorbereiden, samenvoegen, controleren en administratief verwerken van grote aantallen gepersonaliseerde personeelsbrieven en andere formele correspondentie. Je werkt hierbij met verschillende bestanden en gegevensbronnen. Je controleert niet alleen of de communicatie technisch correct is gegenereerd, maar controleert ook actief de onderliggende gegevens. Je signaleert afwijkingen, ontbrekende gegevens, dubbele records en andere mogelijke fouten voordat communicatie wordt verzonden.
Werkzaamheden
- het administratief voorbereiden, genereren, controleren en verwerken van personeelsbrieven en overige correspondentie op medewerkerniveau;
- het uitvoeren van mail merges en samenvoegbewerkingen, waarbij gegevens uit spreadsheets worden gekoppeld aan briefsjablonen in Microsoft Word;
- het beheren en controleren van gegevensbestanden en verzendlijsten en het actief signaleren van ontbrekende, dubbele, afwijkende of onjuiste gegevens;
- het zorgvuldig controleren van de uitkomsten van samenvoegbewerkingen en het waar nodig corrigeren van gegevens of signaleren van afwijkingen;
- het vanuit grote samengevoegde bestanden zorgvuldig opsplitsen en selecteren van individuele medewerkersbrieven;
- het gereedmaken van individuele correspondentie voor verzending en het zorgdragen voor een correcte administratieve verwerking en opname in de juiste personeelsdossiers;
- het controleren of de juiste medewerker aan de juiste brief en gegevens is gekoppeld;
- het bewaken van de volledigheid, uniformiteit en tijdigheid van de correspondentie;
- het zorgvuldig administreren en bijhouden van de voortgang en de status van verschillende communicatiemomenten;
- het bewaken van deadlines en het tijdig signaleren van eventuele knelpunten;
- het ondersteunen van het HR-projectteam bij overige administratieve werkzaamheden die samenhangen met de reorganisatie.
Eisen
- Ruime ervaring met administratieve ondersteuning binnen complexe verander-, reorganisatie- of HR-trajecten
- Ruime ervaring met het verwerken van grote hoeveelheden gegevens en documenten
- Aantoonbare ervaring met het voorbereiden en verzorgen van grote aantallen gepersonaliseerde brieven, e-mails of andere formele communicatie
- Zeer ruime ervaring met mail merge, document merging of vergelijkbare technieken
- Ervaring met het controleren van grote bestanden en het zelfstandig signaleren van fouten, afwijkingen, dubbele records en ontbrekende gegevens
- Ervaring met vertrouwelijke en privacygevoelige personeelsinformatie
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
- Een zeer hoge mate van nauwkeurigheid en kwaliteitsbewustzijn
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor planning en deadlines
- Het vermogen om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te nemen voor de kwaliteit van het eindresultaat
Wensen
- Ervaring binnen het hoger onderwijs
- Ervaring met HR-administratie
- Competenties
- Zorgvuldigheid
- Discretie
- Zelfstandigheid
- Stressbestendigheid
- Alertheid
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
