Omschrijving
Het project van Onbeheerd naar beheerd bij de afdeling Informatiehuishouding ruimt de informatie op netwerkschijven en samenwerkingsruimtes van het Beleidsdepartement na analyse op. Opruimen houdt in dat de informatie in dossiers in het DMS wordt geplaatst, wordt verwijderd of per formeel besluit wordt vernietigd.
Binnen het Ministerie van Financiën zijn medewerkers dagelijks bezig met de verwerking van grote hoeveelheden informatie. Er is een grote urgentie om de informatiehuishouding op orde te brengen. Bij het voldoen aan verzoeken om informatie door Tweede Kamer en media blijkt telkens opnieuw, dat het compleet leveren van de gevraagde informatie ernstig wordt bemoeilijkt door de onoverzichtelijkheid en incompleetheid van bestaande dossiers. Om daar verbetering in te brengen zodat stukken en dossiers goed vindbaar worden en blijven, zijn we op zoek naar een informatiespecialist in de rol van senior kwaliteitsmedewerker informatiehuishouding.
Werkzaamheden
De senior kwaliteitsmedewerker krijgt als taak: met behulp van tooling analyses uit te voeren op de mappen en bestanden op netwerkschrijven en samenwerkruimtes; in afstemming te bepalen of de informatie in het DMS moet worden geplaatst, moet worden verwijderd of formeel moet worden vernietigd; in afstemming met de projectleider daadwerkelijk uitvoering te geven aan de benodigde actie. De senior kwaliteitsmedewerker legt continu én proactief de verbinding tussen medewerkers, processen en IT-systemen. Hij moet zich aan kwaliteitsnormen houden die zijn vastgelegd in werkprocessen/procedures. De senior kwaliteitsmedewerker koppelt ook terug vanuit de praktijk om waar nodig aanpassingen in kwaliteitssystemen aan te brengen, en input te leveren voor IT-implementaties op het gebied van informatiebeheer.
Eisen
- HBO/WO werk- en denkniveau
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen
- Brede kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIR, Toepassingsmodel metadata, selectielijsten)
- Gelijkwaardig gesprekspartner kunnen zijn voor beleidsambtenaren, directiesecretarissen en voor specifieke groepen gebruikers
- Affiniteit met het werk van de Rijksoverheid
- Bekend met politieke en bestuurlijke besluitvorming
- Goed kunnen luisteren; de vraag achter de vraag kunnen oppikken
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
- Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
- Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
- Onderzoeksvaardigheden, kennis van relevante (papieren en digitale) bronnen en mogelijkheden
- Sterk analytisch vermogen, verbanden kunnen leggen
- Kennis van semantische en linguïstische indexeringsfunctionaliteiten (synoniemen en vervoegingen)
- Netwerkvaardigheid, weten hoe relaties te onderhouden
Wensen
- Creativiteit
- Zelfstandigheid
- Nauwkeurigheid
- Pro-activiteit
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling
- Kunnen denken in mogelijkheden en oplossingen (en niet in beperkingen of problemen)
- Grote interesse in informatiehuishouding en informatie gestuurd werken
- Ervaring met het begeleiden van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt
- Ervaring met het werken voor het Rijk
- Werkervaring en/of affiniteit met ondersteuning en advisering van mensen
- Werkervaring en/of affiniteit met technische systemen
- Ervaring met systemen als SharePoint, Excel, Jira, RM Tool en FileNet
- Competenties
- Vakkennis: Hij kent de actuele methodieken het vakgebied informatiehuishouding
- Adviesvaardigheid: Hij herkent en begrijpt problemen en weet deze te vertalen naar gedegen oplossingen. Hij ordent informatie en stelt gerichte vragen om situaties en problemen helder te krijgen. Hij is goed in het onderzoeken van problemen in processen, in het gedrag van mensen en in IT
- Communicatie: kan zich mondeling en schriftelijk uitstekend uitdrukken op verschillende niveaus. Hij stelt zich open en actief op bij gesprekken en weet mensen mee te nemen in hun opgave
- Overredingskracht: De senior kwaliteitsmedewerker moet erop sturen dat kwaliteitsnormen worden nageleefd. Hiervoor is overredingskracht nodig
- Stevigheid: De gezochte senior kwaliteitsmedewerker is veerkrachtig, kan goed tegen weerstand, kritiek en tegenslagen en weet daar op een positieve en constructieve manier mee om te gaan
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
