Omschrijving
Het (a)CBG heeft begrippen en verantwoordelijkheden voor wat betreft records management (RM) op een hoog abstractieniveau gedefinieerd. In de praktijk zijn processen onvoldoende helder en er is nog geen Recordmanagementapplicatie (RMA) ingericht. Deze situatie bemoeilijkt het naleven van de Archiefwet en van de verplichtingen van e-mailarchivering.
Een expertgroep is in 2026 aan de slag gegaan om hieraan te werken onder leiding van de CIO Office en met vertegenwoordiging van Informatiebeheer, Informatiemanagement, Architectuur en Informatiebeveiliging en Privacy (IB&P). Er is besloten om een proefproject met een pilot-applicatie uit te voeren om de RM-processen te ontwikkelen samen met de implementatie van een technische oplossing. Voor dit pilotproject bestaat het team uit: projectleider, CIO-adviseur, informatiebeheerspecialisten, information architect, informatiemanager, functioneel beheerder, infrastructuur engineer (van leverancier).
De scope die gekozen is voor de pilot bestaat uit de Microsoft 365 applicaties Exchange Online en SharePoint Online in combinatie met twee modules van Azure Purview, Data lifecycle management en Records management. Voor het eind van het jaar willen wij ten minste emailarchivering hebben ingericht.
Werkzaamheden
Het overbruggen van de kloof tussen wetgeving (beleid), de IV-organisatie en haar eindgebruikers (processen en cultuur) en de Microsoft-suite bestaan uit Purview, Exchange en SharePoint (techniek).
- Definiëren & Vertalen: Het leiden van workshops om de definities ('record', 'document', 'archiefstuk') en rollen (wie is eigenaar, wie mag vernietigen?) vast te leggen. Hierbij vertaalt de consultant de formele eisen van de (nieuwe) Archiefwet naar begrijpelijke, dagelijkse taal voor de medewerkers.
- Architectuurontwerp: Het opstellen van de doelarchitectuur voor Records Management (RMA) binnen de Microsoft 365-omgeving van het (a)CBG, met oog op schaalbaarheid naar andere toepassingen.
- Inrichting & uitrollen van de pilot: Het functioneel configureren en testen van de gekozen pilot-applicatie binnen Microsoft Purview (o.a. met retentielabels en documentensets) en deze uitrollen naar productie voor de pilot onderdelen. Denkt mee over een provisioning oplossing voor SharePoint teamsites naast labeling.
- Kennisoverdracht: Aangezien het (a)CBG nog geen Purview-kennis heeft, verwachten we van de consultant een sterke educatieve rol. Het team wordt gaandeweg meegenomen in de mogelijkheden en beperkingen van het platform.
Eisen
- Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
- Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met de modules Data Governance en Records Management van Microsoft Azure Purview.
- Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met het inrichten van Purview in combinatie met Exchange Online en/of SharePoint Online ten behoeve van (e-mail)archivering.
Wensen
- Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het inrichten van recordmanagementprocessen in een regie-organisatie.
- Mate waarin de kandidaat ervaring heeft bij het inrichten van Emailarchivering bij overheidsinstellingen.
- Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het vertalen van de archiefwet naar recordmanagement (Heeft dus praktijkervaring en/of kennis van de archiefwet, en/of van de Capstone-methode en/of van de standaarden voor duurzame toegankelijkheid (zoals MDTO of DUTO)).
- Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
- Competenties
- Vertaler: bezit het vermogen om complexe compliancy-regels te vertalen naar de praktijk, zodat medewerkers snappen waarom ze iets doen, zonder te verdrinken in jargon.
- Conceptueel & praktisch: kan op strategisch/tactisch niveau meepraten over de doelarchitectuur, maar is niet te beroerd om daarna zelf de labels in Purview aan te maken en te testen.
- Resultaatgericht: sterk in het leiden van ontwerpsessies en het creëren van draagvlak bij stakeholders met verschillende belangen (IT, Legal, de Business) en levert concrete resultaten.
- Didactische vaardigheden: kan zich verplaatsen in de schoenen van de verschillende doelgroepen van het (a)CBG (informatiebeheer, functioneel beheer, architectuur maar ook de eindgebruiker van onze applicaties) om kennis en vaardigheden effectief over te dragen aan anderen.
- Mate waarin ervaring met het overbrengen van kennis en communiceren met verschillende soorten stakeholders: ICT-technici, functionele gebruikers, management.
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
