Regisseur Procesoptimalisatie

Het team BST (Bijzonder Onderzoek Support en Toetsing) bestaat uit ongeveer 30 medewerkers. De opdracht richt zich echter op de clusters Ondersteuning en Toetsing. Zij verrichten werkzaamheden voor de teams Jeugd en Wmo. De werkzaamheden omvatten onder andere het verzorgen van een correcte verslaglegging van MDO's, huisverboden en planning, toetsen van indicaties en het verrichten van administratieve handelingen.

In de loop der jaren zijn taken historisch gegroeid. Daarnaast is sinds januari 2025 de sociale basis naar Wijkracht Hengelo gegaan en dit heeft tot een verschuiving van werkzaamheden geleid. Hierdoor worden momenteel werkzaamheden uitgevoerd die in kaart moeten worden gebracht en er dient gekeken te worden of de clusters efficiënter ingericht kunnen worden.

Weliswaar zijn processen beschreven in de huidige situatie, maar er is nog geen integrale herijking uitgevoerd vanuit de gewenste situatie: welke taken horen waar, welke rollen zijn nodig en welke werkzaamheden kunnen worden vereenvoudigd, geautomatiseerd of verplaatst.

Als Regisseur procesbegeleider BST ben je verantwoordelijk voor de begeleiding van het cluster Support en Toetsing. De Regisseur begeleidt de organisatie tijdens de verkenning naar een toekomstbestendige inrichting van ondersteuning en toetsing binnen Wmo en Jeugd. De regisseur vormt de verbindende schakel tussen projectleiding, management en medewerkers en zorgt ervoor dat procesanalyse, veranderkundige vraagstukken en organisatorische impact in samenhang worden bekeken.

De opdracht richt zich nadrukkelijk op de menselijke kant van verandering én de bedrijfsmatige kant van de optimalisatie van werkzaamheden en processen.

Werkzaamheden

• Brengt werkprocessen, taken en verantwoordelijkheden in samenhang in beeld;
• Begeleidt medewerkers en stakeholder bij het onderzoeken van verbeterkansen;
• Creëert draagvlak voor mogelijke veranderingen;
• Het introduceren van nieuwe werkwijzen, inclusief begeleiding van medewerkers en betrokken afdelingen;
• Signaleert kansen voor taakverschuivingen, standaardisatie, automatisering en AI ondersteuning;
• Onderzoekt de gevolgen van veranderingen voor rollen, functies en samenwerking;
• Ondersteunt management bij het maken van goed onderbouwde keuzes;
• Bewaakt dat procesverbetering hand in hand gaat met werkbaarheid, kwaliteit en medewerkersbetrokkenheid;
• Kennisontwikkeling van nieuwe en bestaande werkwijzen binnen het team begeleiden;
• Het identificeren en realiseren van procesoptimalisatie, automatisering en taakverschuiving;
• De rol richt zich niet op het sturen op gedrag, die verantwoordelijkheid blijft bij de teammanager.

De rol is nadrukkelijk tijdelijk en gericht op het duurzaam versterken van de organisatie, niet op het overnemen van lijnverantwoordelijkheid.

Resultaatgebieden

• Procesoptimalisatie
  • Analyseren van huidige werkprocessen;
  • Identificeren van inefficiënties, doublures en knelpunten;
  • Uitwerken van verbetervoorstellen;
  • Adviseren over standaardisatie, vereenvoudiging en automatisering.
• Organisatieontwikkeling
  • Onderzoeken van toekomstige taakverdeling tussen clusters;
  • Adviseren over eigenaarschap van processen;
  • Ondersteunen bij vraagstukken rond rollen, verantwoordelijkheden en samenwerking;
  • Inzichtelijk maken van gevolgen voor benodigde competenties.
• Veranderbegeleiding
  • Begeleiden van medewerkers tijdens het onderzoekstraject;
  • Organiseren van werksessies en dialoogbijeenkomsten;
  • Ophalen van praktijkervaringen en verbetersuggesties;
  • Stimuleren van draagvlak en betrokkenheid.
• Menselijke impact
  • Signaleren van zorgen, weerstand en ontwikkelbehoeften;
  • Vertalen van organisatiedoelen naar begrijpelijke veranderingen voor medewerkers;
  • Ondersteunen van leidinggevenden bij communicatie over veranderingen;
  • Bewaken van een zorgvuldige transparante aanpak.
• Adviesvorming
  • Leveren van input voor het eindadvies van het project;
  • Onderbouwen van scenario's voor toekomstige inrichting;
  • Adviseren over implementatievoorwaarden voor een succesvolle vervolgfase.

Op te leveren resultaten

• Analyse van huidige processen, werkzaamheden en verantwoordelijkheden;
• Overzicht van knelpunten en verbetermogelijkheden;
• Advies over procesoptimalisatie en efficiëntieverbetering;
• Concrete voorstellen voor toekomstige rol- en taakinvulling.