Omschrijving
Voor een groot infrastructureel project in de uitvoeringsfase zijn wij op zoek naar een proactieve Projectsecretaris ter ondersteuning van het Contractteam. Het project bevindt zich in een dynamische omgeving waarin samenwerking, procesbeheersing en nauwkeurigheid essentieel zijn.
De projectsecretaris ondersteunt het team in het structureren, organiseren en borgen van de informatie- en besluitvorming, zodat het contractteam optimaal kan functioneren.
Werkzaamheden
Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor het secretarieel ondersteunen van het procesbeheersings- en contractteam van het project A9BAHO. Je faciliteert de verbinding met de overige teamleden door:
- Het fungeren als aanspreekpunt voor telefonische contacten;
- Het afhandelen, verzamelen en beantwoorden van informatie of het doorverwijzen hiervan;
- Het typen, kopiëren, scannen, verzenden en archiveren van correspondentie, notulen, notities, verslagen en verklaringen;
- Het organiseren van (team)bijeenkomsten.
Je plant en organiseert vergaderingen, vergadercycli en aparte overleggen en verzorgt de terugkoppeling daarvan door:
- Het verzorgen van de (toezending van) vergaderstukken;
- Het verzorgen van de verslaglegging van in- en externe vergaderingen;
- Het uitwerken en verspreiden van verslagen;
- Het bewaken van actielijsten;
- Het monitoren van afspraken.
Samenwerking
Binnen de organisatie ben je voor je collega's een spin in het web voor praktische zaken. Je werkt hierbij samen met de projectondersteuner van A9BAHO en vervangt deze bij afwezigheid.
Resultaat
De projectsecretaris heeft het projectteam volledig ondersteund door structuur, overzicht en continuïteit te organiseren binnen alle projectprocessen. Door tijdige voorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en zorgvuldige documentbeheersing is een betrouwbare en actuele informatievoorziening gerealiseerd. Hierdoor kan het projectteam efficiënt samenwerken, besluiten goed onderbouwen en de projectvoortgang beheerst uitvoeren.
Eisen
- Kandidaat heeft minimaal 5 jaar relevante ervaring in uitvoerende, ondersteunde en adviserende werkzaamheden op het gebied van contractmanagement.
- Kandidaat heeft minimaal MBO denk- en werkniveau met een afgeronde HAVO-opleiding.
- Kandidaat heeft ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen (Hummingbird/Connect).
- Kandidaat heeft ervaring met werken binnen de Rijkswaterstaat-organisatie.
Wensen
- Competenties
- Resultaatgericht, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend
- Stressbestendig
- Goed plannen en organiseren
- Goed analyseren
- Proactieve instelling
- Omgevingsbewust
- Beweegt effectief binnen een internationale context, begrijpt culturele verschillen en weet soepel te schakelen met mensen uit verschillende landen
- Kandidaat heeft kennis van en ervaring met projecten met een opdrachtwaarde groter dan € 250 miljoen in de GWW-sector.
- Mate van kennis van contractbeheersing in een DBFM-context.
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
