Omschrijving
Als projectmedewerker administratie ben je een belangrijke schakel in het proces Eerder aanvragen in het bouwproces. Je verwerkt digitale aanvragen en de bijbehorende bewijslast zorgvuldig en controleert aan de hand van een checklist of de aanvraag volledig is. Op basis daarvan geef je een advies over de volledigheid van de bewijslast en of een bestuursverklaring kan worden afgegeven. Daarnaast beantwoord je vragen van aanvragers en collega's over het proces. Je weet informatie helder, rustig en begrijpelijk uit te leggen, zodat aanvragers weten waar zij aan toe zijn. Je zorgt ervoor dat alle documenten en gegevens overzichtelijk worden verwerkt en digitaal worden opgeslagen, zodat dossiers compleet en goed vindbaar blijven.
Je komt terecht in een tijdelijk projectteam waar in korte tijd veel aanvragen worden verwerkt.
Daarnaast beantwoord je vragen van aanvragers en collega's via e-mail en andere digitale kanalen. Je maakt daarbij gebruik van een FAQ, werkinstructies en vaste procedures. Kom je een vraag tegen die buiten de bestaande afspraken valt, dan stem je deze af met het projectteam.
Je zorgt ervoor dat alle informatie zorgvuldig wordt verwerkt en digitaal wordt opgeslagen, zodat dossiers compleet en overzichtelijk blijven. Ook signaleer je terugkerende vragen of onduidelijkheden en geef je deze door aan het projectteam, zodat processen en communicatie verder kunnen worden verbeterd. Dit is repeterend werk van aard. Later in het proces komen hier aanvullende administratieve werkzaamheden bij.
Dit ga je doen
- Verwerken van digitale aanvragen en de bijbehorende bewijslast.
- Controleren of aanvragen volledig zijn aan de hand van een checklist.
- Beoordelen of de aangeleverde bewijslast voldoet aan de gestelde voorwaarden.
- Voorbereiden van bestuursverklaringen wanneer de aanvraag compleet is.
- Beantwoorden van vragen van aanvragers en collega's via e-mail en andere digitale kanalen aan de hand van een FAQ en werkinstructies.
- Zorgvuldig registreren en archiveren van documenten in de juiste digitale dossiers.
- Signaleren van terugkerende vragen, knelpunten of onduidelijkheden en deze terugkoppelen aan het projectteam.
- Ondersteunen bij overige administratieve werkzaamheden binnen het projectteam.
Het projectteam
Dit betreft een tijdelijk project dat wordt uitgevoerd door een speciaal ingericht projectteam. Het projectteam wordt voor de duur van het project tijdelijk ondergebracht binnen een afdeling van de organisatie. Het projectteam opereert zelfstandig onder regie van een kernteam en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het proces. Daarbij wordt het team ondersteund door specialisten en inhoudelijke experts uit de organisatie, zodat altijd gebruik kan worden gemaakt van de benodigde kennis en expertise. Door deze samenwerking kan het projectteam flexibel en slagvaardig werken en tegelijkertijd rekenen op de ondersteuning van de bestaande organisatie.
Eisen
- Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring in een administratieve of ondersteunende functie
- Je hebt werkervaring met het verwerken en controleren van gegevens en documenten
- Je hebt kennis van en werkervaring met Excel, Outlook en Word
Wensen
- De kandidaat heeft werkervaring binnen een overheidsorganisatie
- De kandidaat heeft werkervaring met Microsoft Excel en kunt gegevens zorgvuldig verwerken, controleren en overzichtelijk bijhouden. Dit zal ook worden getoetst tijdens het verificatiegesprek
- De kandidaat heeft geen vakantie gepland langer dan 2 weken in 2026
- Competenties
- Zorgvuldig administratief werk: je krijgt energie van zorgvuldig administratief werk en vindt het belangrijk dat dossiers volledig en correct zijn
- Nauwkeurigheid en gestructureerde werkwijze: je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail
- Controleer- en analysevermogen: het controleren van documenten, het verwerken van gegevens en het volgen van vaste procedures spreken je aan
- Proactief denkvermogen: je denkt mee wanneer je ziet dat informatie ontbreekt of processen beter kunnen
- Communicatieve vaardigheid: je communiceert helder en vriendelijk en beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel schriftelijk als mondeling
- Samenwerken: je werkt gemakkelijk samen binnen een projectteam
- Flexibiliteit en stressbestendigheid: je bent flexibel inzetbaar, kunt goed omgaan met repeterende administratieve werkzaamheden en behoudt ook bij een grotere hoeveelheid aanvragen het overzicht
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
