Projectleider Soortenmanagementplan

Het team Ontwikkeling ruimte & omgeving werkt dagelijks aan een leefbare, toekomstbestendige en duurzame gemeente. Wij houden ons bezig met de ruimtelijke ontwikkeling van onze omgeving en zorgen ervoor dat plannen, initiatieven en projecten zorgvuldig worden afgewogen en uitgevoerd. Onze werkzaamheden variëren van het begeleiden van omgevingsvergunningen en het maken van ruimtelijke plannen tot het ondersteunen van gebiedsontwikkelingen en het adviseren over beleid op het gebied van wonen, duurzaamheid en mobiliteit. Daarbij werken we nauw samen met inwoners, ondernemers, ontwikkelaars en andere partners binnen en buiten de organisatie.

De gemeente Baarn heeft een Soortenmanagementplan (SMP) opgesteld om gebouwbewonende soorten, zoals vleermuizen, huismussen en gierzwaluwen, duurzaam te beschermen, terwijl tegelijkertijd de verduurzamingsopgave door kan gaan. Het SMP vormt de basis voor een gebiedsgerichte vergunningverlening en vraagt om een integrale implementatie binnen de gemeentelijke organisatie. Een belangrijk onderdeel hiervan is de inrichting van processen, rollen, verantwoordelijkheden, applicaties, communicatie en monitoring.

Om deze implementatie zorgvuldig vorm te geven wordt een projectleider ingehuurd die een integraal implementatieplan opstelt, afstemt met het managementteam (MT) en in de praktijk brengt. Wanneer de nieuwe werkwijze in alle afdelingen voldoende is geïntegreerd, worden de werkzaamheden overgedragen aan een aan te stellen SMP-coördinator die doorlopende werkzaamheden binnen het SMP begeleidt.

Werkzaamheden

De projectleider is verantwoordelijk voor het voorbereiden, coördineren en begeleiden van de implementatie van de nieuwe werkwijze rondom het Soortenmanagementplan (SMP) binnen de organisatie. Hierbij wordt nauw samengewerkt met betrokken afdelingen, management en externe stakeholders om een zorgvuldige en beheersbare implementatie te realiseren.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Opstellen en uitwerken van een implementatieplan voor de invoering van het SMP;
• Afstemmen van het implementatieplan met management en relevante stakeholders;
• Inventariseren van benodigde werkzaamheden, capaciteit en organisatorische randvoorwaarden;
• Coördineren van de betrokken afdelingen en bewaken van een samenhangende uitvoering;
• Inrichten en verduidelijken van rollen, verantwoordelijkheden en werkprocessen binnen de organisatie;
• Adviseren over de inrichting van applicaties, gegevensstromen en ondersteunende processen;
• Organiseren van communicatie-, overleg- en escalatiestructuren;
• Voorbereiden en begeleiden van benodigde bestuurlijke besluitvorming;
• Onderhouden van contacten met relevante externe partijen en samenwerkingspartners;
• Begeleiden van procesaanpassingen die voortvloeien uit de implementatie;
• Ondersteunen, begeleiden en waar nodig instrueren van betrokken medewerkers;
• Implementeren van een monitorings- en rapportagestructuur;
• Opzetten en uitvoeren van interne communicatieactiviteiten rondom de invoering van het SMP;
• Opstellen van voortgangsrapportages en periodiek rapporteren aan management en bestuur;
• Signaleren van risico's, knelpunten en afhankelijkheden en hierover tijdig adviseren.

De projectleider draagt zorg voor een gestructureerde implementatie van de nieuwe werkwijze, waarbij de voortgang wordt bewaakt en betrokkenen tijdig worden meegenomen in de veranderingen.

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de bestaande organisatiestructuur en vinden plaats in nauwe samenwerking met betrokken afdelingen, management en externe stakeholders. De projectleider vervult een centrale coördinerende rol binnen het implementatietraject van het Soortenmanagementplan (SMP) en neemt deel aan relevante interne overleggen om de voortgang en afstemming te borgen.

De projectleider stemt werkzaamheden, prioriteiten en planning af met de opdrachtgever en rapporteert periodiek aan het management over de voortgang, risico's en resultaten. Vanwege de organisatiebrede impact van de implementatie is een goede samenwerking met interne stakeholders essentieel. De functie vraagt om zichtbaarheid binnen de organisatie, het verbinden van betrokken partijen en het begeleiden van veranderingen in processen, verantwoordelijkheden en werkwijzen.