Projectleider Gemeenschappelijke Regeling

Voor de oprichting van de Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Domein Achterhoek (GR SDA) is tijdelijke expertise nodig op het gebied van de juridische vormgeving van de regeling en de bestuurlijke besluitvorming daarover. De nieuwe organisatie moet per 1 april 2027 rechtsgeldig en operationeel van start gaan. Dat vraagt om een tijdig vastgestelde regeling, afgeronde besluitvorming bij alle deelnemers, geregelde mandatering, een correcte inschrijving en registratie bij de daarvoor aangewezen instanties en een toets op de juiste overgang van de huidige werkzaamheden.

De opdracht maakt onderdeel uit van de projectorganisatie voor de oprichting van de GR SDA en wordt uitgevoerd in samenhang met de kwartiermaker, de PMO-er, de deelprojectleiders HRM, de ICT-projectleiding, de nog aan te stellen implementatieprojectleider en de betrokken gemeenten.

De opdracht betreft het voorbereiden, uitwerken en laten vaststellen van de documenten en besluiten die nodig zijn om de GR SDA op te richten en rechtsgeldig te laten starten. De projectleider richt zich daarbij op het opstellen en ter besluitvorming brengen van de gemeenschappelijke regeling, de bestuurlijke besluitvorming bij colleges en raden, de benodigde mandaten, volmachten en machtigingen, de formele oprichtingshandelingen en de juiste overgang van de huidige werkzaamheden van de gastheergemeente naar de GR.

Doel

Het doel van de opdracht is om de GR SDA per 1 april 2027 op te richten en rechtsgeldig te laten bestaan en handelen, met een door alle deelnemers vastgestelde en bekendgemaakte regeling en een sluitende bevoegdheden- en mandaatstructuur.

Daarnaast wordt zorggedragen voor een correcte inschrijving en registratie bij de daarvoor aangewezen instanties en een aantoonbaar juiste overgang van de huidige werkzaamheden, rechten en verplichtingen. De resterende juridische en bestuurlijke vraagstukken worden na de start afgerond en overgedragen aan de staande organisatie. De projectleider draagt binnen de kwartiermakersfase zorg voor de onderdelen die binnen dit aandachtsgebied vallen.

Resultaten

De opdracht resulteert ten minste in:

• Een vastgestelde tekst van de gemeenschappelijke regeling met toelichting, waarin taken, bevoegdheden, governance, financiële bepalingen en de regeling voor wijziging, toetreding, uittreding en geschillen sluitend zijn geregeld;
• Een besluitvormingsroute en -planning per deelnemer, met de bijbehorende college- en raadsvoorstellen en -besluiten, inclusief de toestemming van de raden en de zienswijzeprocedure;
• Een reactienota waarin de ingebrachte zienswijzen zijn verwerkt en de aanpassingen in de regeling zijn onderbouwd;
• Vastgestelde mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluiten van de deelnemende gemeenten aan de GR, en van het bestuur van de GR aan de directie, aansluitend op de beschreven werkprocessen;
• Een geregelde bekendmaking en inwerkingtreding van de regeling, inclusief opname in het register van gemeenschappelijke regelingen bij de deelnemers.

Tevens wordt een bijdrage geleverd aan de benodigde informatie voor:

• Een afgeronde inschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel, inclusief de vermelding van bestuur, functionarissen en vertegenwoordigingsbevoegdheid;
• Een afgeronde registratie bij de Belastingdienst (loonheffingen en omzetbelasting) en een onderbouwde fiscale toets op de overgang van de huidige werkzaamheden, waaronder de gevolgen voor btw en het BTW-compensatiefonds;
• Een overzicht van de over te dragen rechten en verplichtingen — contracten, subsidies, verzekeringen, archief, gegevens en verwerkersovereenkomsten — met de daarvoor benodigde besluiten en documenten;
• Basisdocumenten die de GR bij de start nodig heeft, waaronder het reglement van orde van het bestuur, de financiële verordening en controleverordening, de archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de AVG-grondslagen;
• Een juridische startcheck waaruit blijkt dat de GR per 1 april 2027 rechtsgeldig kan besluiten, contracteren, betalen en verantwoorden;
• Afronding en overdracht van de resterende juridische en bestuurlijke vraagstukken in de nazorgfase.

Werkzaamheden

De opdrachtnemer stuurt aan op en levert een bijdrage aan in ieder geval de volgende werkzaamheden:

• Opstellen en afstemmen van de tekst van de gemeenschappelijke regeling en de bijbehorende toelichting, in samenspraak met de deelnemende gemeenten en hun juridische adviseurs;
• Uitwerken van de bevoegdhedenverdeling tussen de deelnemers en de GR en het vertalen daarvan naar mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluiten;
• Opstellen van de college- en raadsvoorstellen en regisseren van de besluitvormingsroute bij alle deelnemers, inclusief de zienswijzeprocedure en de verwerking daarvan;
• Voorbereiden en ondersteunen van bestuurlijke en ambtelijke overleggen, informatiebijeenkomsten en technische sessies voor raden;
• Regelen van de bekendmaking en inwerkingtreding van de regeling en de opname in het register van gemeenschappelijke regelingen;
• Verzorgen van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en de registratie bij de Belastingdienst;
• Toetsen of de huidige werkzaamheden juridisch, fiscaal en administratief op de juiste wijze overgaan en het beleggen van de acties die daaruit volgen;
• Inventariseren en regelen van de overdracht van contracten, subsidies, verzekeringen, archief en gegevens, inclusief de bijbehorende besluitvorming;
• Afstemmen met de kwartiermaker, de deelprojectleiders HRM en Processen en Dienstverlening, de controller, de ICT-projectleiding en waar nodig externe juridische en fiscale adviseurs;
• Bewaken van de juridische planning en het kritieke pad en tijdig signaleren en agenderen van risico's, afhankelijkheden en benodigde besluiten bij de kwartiermaker;
• Ondersteunen bij de afronding en overdracht van de resterende vraagstukken in de periode na de start.

Kaders

• De opdracht wordt uitgevoerd binnen de projectorganisatie voor de oprichting van de GR SDA;
• De opdrachtnemer stemt af met de kwartiermaker en de overige deelprojectleiders over voortgang, planning, afhankelijkheden en op te leveren resultaten;
• De genomen besluiten over de oprichting, taken en inrichting van de GR SDA zijn kaderstellend. De opdracht richt zich op de juridische en bestuurlijke uitwerking daarvan, niet op heroverweging;
• De besluitvorming zelf berust bij de colleges en raden van de deelnemende gemeenten. De opdrachtnemer bereidt deze besluitvorming voor, regisseert het proces en bewaakt de juridische houdbaarheid;
• Het inschakelen van externe juridische of fiscale expertise verloopt via de opdrachtgever;
• Structurele juridische advisering en de reguliere bedrijfsvoering van de GR na de start maken geen onderdeel uit van deze opdracht.