Omschrijving
De huidige programmasecretaris Economie en Arbeidsmarkt is tijdelijk afwezig. Voor deze periode zoekt Regio Zwolle een programmasecretaris die haar werkzaamheden overneemt.
Economie en Arbeidsmarkt zijn twee structurele en sterk met elkaar verbonden opgaven van Regio Zwolle. Binnen beide opgaven werken publieke en private partners gezamenlijk aan regionale doelstellingen. De daadwerkelijke uitvoering is op verschillende plekken in het regionale netwerk belegd. Het Regio Zwolle Bureau voert regie op de samenwerking, samenhang, voortgang en besluitvorming. Gemeente Zwolle treedt voor deze opdracht op als gastheer en contractpartij.
De programmasecretaris ondersteunt de programmamanagers Economie en Arbeidsmarkt bij de sturing op beide opgaven. De secretaris houdt overzicht over de voortgang, zorgt dat ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming goed wordt voorbereid en bewaakt dat afspraken en acties worden opgevolgd. Daarbij bewaakt de secretaris ook de samenhang tussen Economie en Arbeidsmarkt en signaleert deze tijdig wanneer afstemming of besluitvorming nodig is.
De functie vraagt meer dan het organiseren van overleggen en het bijhouden van acties. Van de secretaris wordt verwacht dat deze overziet wat nodig is om beide opgaven bestuurbaar te houden, ontbrekende informatie signaleert, de samenhang tussen verschillende overleggen bewaakt en de programmamanagers tijdig attendeert op knelpunten of benodigde keuzes. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de opgaven blijft bij de programmamanagers.
Binnen Arbeidsmarkt is daarnaast een fulltime programmaondersteuner beschikbaar. Praktische, organisatorische en administratieve werkzaamheden worden daar zoveel mogelijk belegd. De programmasecretaris richt zich daarmee vooral op ondersteuning van de sturing, besluitvorming en voortgang. Binnen Economie is deze afzonderlijke ondersteuning er op dit moment niet. Daar pakt de secretaris waar nodig ook organisatorische werkzaamheden op om de continuïteit te waarborgen.
Werkzaamheden
- De programmasecretaris ondersteunt de programmamanagers Economie en Arbeidsmarkt bij het houden van overzicht op voortgang, planning, afspraken en besluitmomenten.
- De programmasecretaris bereidt samen met de programmamanagers de relevante ambtelijke en bestuurlijke overleggen voor en bewaakt de samenhang tussen de verschillende overleggen en besluitvormingsmomenten.
- De programmasecretaris houdt zicht op gemaakte afspraken, besluiten en afhankelijkheden en signaleert tijdig wanneer informatie ontbreekt, acties achterblijven of aanvullende besluitvorming nodig is.
- De programmasecretaris coördineert de voorbereiding van bestuurlijke stukken, voortgangsrapportages en P&C-producten en zorgt dat bijdragen van betrokken collega’s en partners tijdig beschikbaar zijn.
- De programmasecretaris bewaakt de verbinding tussen Economie en Arbeidsmarkt en organiseert waar nodig gezamenlijke afstemming tussen beide opgaven.
- De programmasecretaris onderhoudt vanuit de functie contact met betrokken collega’s en partners en zorgt dat relevante signalen uit het netwerk op de juiste plek terechtkomen.
- De programmasecretaris werkt nauw samen met de programmaondersteuning en maakt heldere afspraken over de taakverdeling. Praktische en administratieve werkzaamheden worden waar mogelijk bij de ondersteuning belegd, zodat de secretaris zich kan richten op de voortgang en kwaliteit van de sturing en besluitvorming.
- Aan het einde van de opdracht zorgt de programmasecretaris voor een zorgvuldige overdracht aan de terugkerende programmasecretaris.
Het betreft vervanging van een vaste medewerk en is dus een ingebedde functie met doorlopende kernwerkzaamheden onder leiding en toezicht. Daarnaast is er geen afgebakend project opgenomen in de opdracht.
Werklocatie
- Hybride werken mogelijk: ja
Eisen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als programmasecretaris, projectsecretaris, programma-adviseur of in een vergelijkbare functie
- Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van een programma- of opgavemanager bij voortgang, voorbereiding van besluitvorming en/of het organiseren van de benodigde informatie
- Aantoonbare werkervaring met ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen een publieke organisatie of samenwerkingsverband
Wensen
- Aantoonbare werkervaring als zelfstandig programmasecretaris of in een vergelijkbare functie binnen een bestuurlijk complexe publieke omgeving
- Aantoonbare werkervaring met regionale of interbestuurlijke samenwerking waarin meerdere gemeenten, provincies en andere partners samenwerken
- Aantoonbare werkervaring met het bewaken van voortgang, planning, afspraken en afhankelijkheden binnen een programma, opgave of vergelijkbare complexe werkomgeving
- Aantoonbare kennis van en/of werkervaring met regionale economie en/of arbeidsmarkt
- Aantoonbare werkervaring met voortgangsbewaking, rapportages en P&C binnen programma's of opgaven
- Competenties
- De programmasecretaris werkt zelfstandig, brengt snel structuur en overzicht aan en kan hoofd- en bijzaken goed onderscheiden.
- De functie vraagt politiek-bestuurlijke sensitiviteit en het vermogen om te schakelen tussen verschillende onderwerpen, gremia en belangen.
- De secretaris signaleert tijdig wanneer informatie, actie of besluitvorming nodig is en spreekt collega's en partners op een constructieve manier aan op gemaakte afspraken.
- De kandidaat schrijft helder, communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus en is rolvast: de secretaris ondersteunt de programmamanagers bij hun sturing, zonder hun verantwoordelijkheid over te nemen.
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
.svg)
