Medewerker Projectsupport

Voor de ondersteuning van een omvangrijke en meerjarige vastgoedopgave wordt een medewerker Projectsupport gezocht.

De vastgoedopgave omvat meerdere projecten en activiteiten die gelijktijdig worden voorbereid en uitgevoerd. De projecten bevinden zich in verschillende fasen en kennen uiteenlopende betrokkenen, belangen en dynamiek. Om deze opgave succesvol te realiseren is een professionele projectorganisatie nodig waarin informatie, planning, besluitvorming, financiën en voortgang goed met elkaar zijn verbonden.

Als medewerker Projectsupport ondersteun je één of meerdere projectleiders en projectteams. Je zorgt voor structuur en overzicht binnen de projecten en draagt eraan bij dat projectinformatie, planning, besluitvorming en acties goed worden georganiseerd en opgevolgd.

Je werkt nauw samen met projectmanagers, de manager Vastgoed, projectteamleden en diverse interne en externe stakeholders. Afhankelijk van de fase en behoefte van de projecten varieert je rol van organisatorische en administratieve ondersteuning tot ondersteuning op het gebied van planning, rapportage, financiën, risico's en projectbeheersing.

De medewerker Projectsupport werkt nauw samen met de projectleider(s), manager Vastgoed, projectteamleden en verschillende interne en externe stakeholders. De projectleider is verantwoordelijk voor het succesvol leiden van het project en voor de inhoudelijke en sturende verantwoordelijkheid. Projectsupport ondersteunt de projectleider en neemt werkzaamheden uit handen die bijdragen aan een efficiënte en professionele projectorganisatie. De werkzaamheden en prioriteiten worden regelmatig afgestemd. De taakverdeling kan gedurende de opdracht wijzigen afhankelijk van de fase en actuele behoefte van de projecten. Van Projectsupport wordt verwacht dat de medewerker binnen de eigen verantwoordelijkheid zelfstandig werkzaamheden oppakt en actief meedenkt over de ondersteuning die nodig is.

Werkzaamheden

• Projectorganisatie en ondersteuning
  • Ondersteunen van projectmanager(s) bij de organisatie en uitvoering van projecten.
  • Organiseren en faciliteren van projectoverleggen, werksessies, bijeenkomsten en stuurgroepen.
  • Voorbereiden van overleggen en verzamelen van benodigde stukken en informatie.
  • Opstellen van verslagen en vastleggen van besluiten en afspraken.
  • Bewaken van de opvolging van actiepunten.
  • Voorbereiden van presentaties, besluitvormingsstukken en andere projectdocumenten.
  • Fungeren als aanspreekpunt voor organisatorische en praktische vragen binnen het projectteam.
• Projectbeheersing en voortgang
  • Bijhouden van projectplanningen en voortgangsinformatie.
  • Ondersteunen bij het monitoren van planning versus realisatie.
  • Bijhouden van actie-, besluiten-, issue- en risicologboeken.
  • Verzamelen en structureren van informatie van projectteamleden en andere betrokkenen.
  • Ondersteunen bij voortgangsrapportages.
  • Signaleren van afwijkingen, knelpunten en afhankelijkheden en deze onder de aandacht brengen van de projectmanager.
  • Inzichtelijk maken van de samenhang tussen verschillende projecten binnen de vastgoedopgave.
• Projectinformatie en documentmanagement
  • Inrichten en beheren van digitale projectomgevingen, waaronder Teams.
  • Structureren en beheren van projectdossiers.
  • Bewaken van de volledigheid en actualiteit van projectdocumentatie.
  • Zorgen voor een eenduidige en toegankelijke informatievoorziening binnen projecten.
  • Beschikbaar stellen van relevante informatie voor projectteams, management en besluitvorming.
• Financiële ondersteuning
  • Ondersteunen bij het inzichtelijk houden van de financiële stand van projecten.
  • Bijhouden van budgetten, prognoses en financiële projectinformatie.
  • Ondersteunen bij het controleren van facturen en financiële gegevens.
  • Signaleren van afwijkingen tussen budget, prognose en realisatie.
  • Bijdragen aan periodieke financiële rapportages.
• Capaciteits- en resourceplanning
  • Ondersteunen bij het plannen en inzichtelijk maken van de benodigde capaciteit binnen projecten.
  • Bijhouden van capaciteitsgegevens.
  • Inzichtelijk maken van de inzet van projectteamleden en beschikbare capaciteit.
  • Signaleren van afwijkingen tussen planning, capaciteit, allocatie en gerealiseerde uren.
  • Ondersteunen bij het verzamelen en controleren van uren- en capaciteitsinformatie.
• Projectfasen en projectafronding
  • Ondersteunen bij de voorbereiding en inrichting van nieuwe projecten.
  • Ondersteunen bij projectstarts, besluitvormingsmomenten en overdrachten.
  • Ondersteunen van de projectmanager tijdens de verschillende projectfasen.
  • Compleet maken van projectdossiers bij afronding.
  • Ondersteunen bij evaluatie, rapportage en overdracht.
  • Vastleggen en ontsluiten van relevante leerpunten voor volgende projecten.