Medewerker archief

BSGR wil de kwaliteit, toegankelijkheid en duurzaamheid van haar informatiehuishouding verder verbeteren. Binnen de organisatie bestaan achterstanden in zowel de fysieke als digitale archivering en is behoefte aan een verdere professionalisering van het informatiebeheer. Om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en de AVG, is specialistische expertise nodig om de bestaande archieven op orde te brengen en advies uit te brengen over een toekomstbestendige inrichting van de informatiehuishouding.

De opdracht bestaat uit het inventariseren en prioriteren van archiefachterstanden, het ordenen, schonen en structureren van fysieke en digitale archieven en het verbeteren van de kwaliteit en toegankelijkheid van informatie. Tot de werkzaamheden behoren onder andere het digitaliseren van dossiers, het controleren en corrigeren van metadata, het toepassen van bewaartermijnen en archiefselectie, het toetsen van dossiers op volledigheid en kwaliteit en het voorbereiden van de overdracht van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden aan het streekarchief. Daarnaast brengt de opdrachtnemer de mogelijkheden voor verdere digitalisering en volledig digitaal archiveren in kaart en doet hierover concrete verbetervoorstellen.

De opdracht is succesvol afgerond wanneer de archiefachterstanden aantoonbaar zijn verminderd, fysieke en digitale archieven overzichtelijk en duurzaam zijn ingericht, dossiers volledig en uniform zijn opgebouwd, documenten correct zijn geregistreerd en voorzien van de juiste metadata, de toepasselijke wet- en regelgeving correct is toegepast en de informatie beter toegankelijk en vindbaar is voor de medewerkers van BSGR. Daarnaast is een onderbouwd advies opgeleverd over de verdere ontwikkeling van de digitale informatiehuishouding.

De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt, binnen de met BSGR afgestemde kaders, de meest effectieve aanpak om de overeengekomen resultaten te realiseren. Waar afstemming met medewerkers of betrokken teams noodzakelijk is, vindt deze plaats vanuit de eigen vakinhoudelijke verantwoordelijkheid. Vanwege de aard van de fysieke archieven worden de werkzaamheden grotendeels op locatie uitgevoerd. Voor werkzaamheden die zich daarvoor lenen, kan in overleg gebruik worden gemaakt van hybride werken.