Omschrijving
De gemeente Woerden zoekt tijdelijk een ervaren Management- en directieondersteuner ter vervanging in verband met zwangerschapsverlof en het vertrek van een medewerker. De opdracht is gericht op het bieden van secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en aan de algemeen directeur / gemeentesecretaris. De nadruk ligt op complex agendabeheer en het volledig ontzorgen van bestuurders en managers, zodat zij hun bestuurlijke en managementtaken ongestoord kunnen uitvoeren.
Werkzaamheden
De werkzaamheden omvatten onder meer: volledig en proactief agendabeheer inclusief het afstemmen van vergaderlocaties en faciliteiten, correspondentie- en e-mailbeheer en het leggen van verbanden tussen e-mails en agenda-items; voorbereiding en notulering van overleggen; beheer en afhandeling van (personeels)administratie in zaaksystemen zoals Decos JOIN; ondersteuning bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers; verzorgen van vakantie- en afwezigheidsregistraties; coderen van facturen; organiseren van teamdagen en representatieve aangelegenheden; en onderlinge vervanging en samenwerking met de overige managementondersteuners in het team. De kandidaat werkt nauw samen met de teammanagers, de algemeen directeur/gemeentesecretaris en collega-secretariaten en rapporteert operationeel aan de manager bedrijfsvoering.
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.
Eisen
- Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner
- Aantoonbare werkervaring met Office365, inclusief Outlook en Teams, en met iBabs
- Aantoonbare werkervaring als management- of directieondersteuner binnen een gemeente
Wensen
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als management- of directieondersteuner
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner bij een gemeente of overheidsinstelling
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau
- Aantoonbare werkervaring met zaaksysteem Decos JOIN
- Een motivatiebrief is vereist voor deze opdracht
- Competenties
- Organisatie
- Nauwkeurigheid
- Communicatie
- Stressbestendigheid
- Samenwerken
- Proactief handelen
- Digitale vaardigheid
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
