Sluit over 6 dagen
Omschrijving
De professional wordt ingezet als onderdeel van het secretariaat en verricht gedurende de opdracht reguliere, structurele werkzaamheden ter ondersteuning van directeuren, afdelingshoofden en teammanagers. De werkzaamheden vinden plaats binnen de bestaande organisatie, onder leiding en toezicht van de opdrachtgever en in nauwe samenwerking met collega's binnen het secretariaat en de verschillende organisatieonderdelen.
Tot de werkzaamheden behoren onder andere:
- Het verzorgen van secretariële ondersteuning aan directeuren, afdelingshoofden en teammanagers, waaronder complex agendabeheer, mailboxbeheer en het prioriteren van afspraken en werkzaamheden;
- Het organiseren, voorbereiden en faciliteren van overleggen en bijeenkomsten, inclusief het reserveren van vergaderruimten en het verzorgen van de benodigde faciliteiten;
- Het afhandelen van inkomende en uitgaande post, telefoonverkeer en overige administratieve werkzaamheden;
- Het proactief ondersteunen en ontzorgen van leidinggevenden in de dagelijkse uitvoering van hun werkzaamheden;
- Het bewaken van de werkvoorraad en voortgang van reguliere secretariële processen;
- Het bijdragen aan gemeentebrede activiteiten en het ondersteunen van organisatorische werkzaamheden die voortvloeien uit de reguliere bedrijfsvoering;
- Het samenwerken met collega's binnen het secretariaat en het leveren van een bijdrage aan een efficiënte en continue dienstverlening van de organisatie.
De inzet ziet op het vervullen van een bestaande rol binnen de organisatie en het uitvoeren van werkzaamheden die onderdeel uitmaken van de reguliere bedrijfsvoering van de opdrachtgever.
Eisen
- Een aantoonbaar afgeronde opleiding mbo niveau 4 in een secretariële richting
- Aantoonbaar verantwoordelijk is geweest voor het organiseren, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten, inclusief verslaglegging, reserveringen en afstemming met deelnemers
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse
- Aantoonbare werkervaring heeft met het zelfstandig beheren van complexe agenda's en mailboxen van meerdere leidinggevenden binnen een dynamische organisatieomgeving
Wensen
- Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer en ondersteuning van meerdere managers, directieleden of bestuurders tegelijkertijd
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke, (semi) overheids- of politiek-bestuurlijke organisatie
- Aantoonbare werkervaring binnen een secretariaat waarbij sprake was van onderlinge vervanging, gezamenlijke werkvoorraad en samenwerking ten behoeve van de continuïteit van de dienstverlening
- Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe organisatie
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
Over
Gemeente Westland
