M365 Trainer

Gemeente Purmerend werkt aan een toekomstbestendige organisatie waarin digitale vaardigheden, informatiebewustzijn en continu leren onderdeel zijn van het dagelijks werken. Een belangrijk onderdeel hiervan is de migratie naar een digitale werkomgeving op basis van Microsoft 365.

Vanaf januari 2027 starten drie teams met een pilotmigratie. Na evaluatie van de pilot wordt de migratie voortgezet met twaalf teams tegelijk. Naar verwachting duurt de volledige migratie ruim twee jaar. Voor de voorbereiding, de pilot en de verdere migratie zoeken we een ervaren Microsoft 365-trainer.

Een succesvolle migratie vraagt om medewerkers die de nieuwe toepassingen en werkwijzen begrijpen en kunnen toepassen. Je helpt hen om met vertrouwen digitaal samen te werken en informatie zorgvuldig op te slaan, te delen en terug te vinden.

Je ontwikkelt en verzorgt een praktijkgericht trainingsaanbod dat aansluit op de migratieplanning, de gemeentelijke werkafspraken en de behoeften van verschillende doelgroepen. De nadruk ligt op Teams, SharePoint, OneDrive en de samenhang tussen deze toepassingen.

Je werkt nauw samen met de adviseur Leren & Ontwikkelen Digitale Vaardigheden en betrokken collega’s vanuit het migratieproject, ICT, informatievoorziening, informatiebeheer en communicatie.

Fasering en inzet

De ondersteuning groeit mee met de migratie.

• Voorbereidingsfase: resterende deel van 2026
  • In deze fase ligt de nadruk op het inventariseren van leerbehoeften, het ontwikkelen van trainingen en materialen en het voorbereiden van de begeleiding van de drie pilotteams.
• Pilotfase: vanaf januari tot einde 2027
  • Tijdens de pilot verzorg je trainingen en begeleiding voor de drie pilotteams. Je verzamelt ervaringen, evalueert de leeractiviteiten en past de aanpak en materialen aan voor de verdere migratie.
• Verdere migratie: na evaluatie van de pilot
  • Tijdens de verdere migratie verzorg je het trainingsaanbod voor de teams die overgaan. De migratie wordt dan voortgezet met twaalf teams tegelijk. Je stemt de uitvoering af op de migratieplanning en zorgt voor passende voorbereiding, training en nazorg;
  • De overgang tussen de fasen wordt afgestemd op de voortgang en evaluatie van het migratieproject.

Werkzaamheden

• Leerbehoeften inventariseren
  • In kaart brengen van voorkennis, digitale vaardigheden en leerbehoeften van de betrokken teams;
  • Afstemmen met de adviseur Leren & Ontwikkelen Digitale Vaardigheden en het migratieproject;
  • Vertalen van dagelijkse werkzaamheden en gebruikersvragen naar concrete leerdoelen en oefensituaties;
  • Signaleren welke medewerkers of doelgroepen aanvullende ondersteuning nodig hebben.
• Trainingen ontwerpen en voorbereiden
  • Ontwikkelen van een doelgroepgericht trainingsaanbod voor Microsoft 365, waaronder Teams, SharePoint en OneDrive;
  • Opstellen van lesontwerpen met leerdoelen, een tijdsplanning, passende werkvormen en oefeningen;
  • Afstemmen van de inhoud op de gemeentelijke inrichting en afspraken over digitaal samenwerken en informatiebeheer;
  • Voorbereiden van trainingen, workshops, webinars en vragenuurtjes;
  • Afstemmen van de trainingsplanning op de verschillende migratiemomenten.
• Trainingen en begeleiding verzorgen
  • Verzorgen van interactieve trainingen voor medewerkers met uiteenlopende digitale vaardigheidsniveaus;
  • Begeleiden van medewerkers vóór, tijdens en na de overgang naar de nieuwe werkomgeving;
  • Uitleggen van de samenhang tussen Teams, SharePoint en OneDrive;
  • Trainen van medewerkers in het samenwerken aan documenten, delen van bestanden, gebruiken van versies en terugvinden van informatie;
  • Helpen toepassen van gemeentelijke werkafspraken in de dagelijkse praktijk.
• Een goed leerklimaat creëren
  • Zorgen voor een veilige omgeving waarin deelnemers vragen durven stellen en kunnen oefenen;
  • Herkennen van onzekerheid en weerstand en hier passend op reageren;
  • Gebruiken van herkenbare voorbeelden en afwisselende werkvormen;
  • Stimuleren van toepassing van het geleerde en zichtbaar maken van behaalde successen.
• Ondersteunend materiaal ontwikkelen
  • Maken van praktische instructies, oefenopdrachten en naslagmateriaal;
  • Zorgen dat materialen begrijpelijk, toegankelijk en herbruikbaar zijn;
  • Actualiseren van materialen op basis van gebruikerservaringen en wijzigingen in inrichting of werkafspraken.
• De pilot evalueren en de aanpak verbeteren
  • Verzamelen van feedback en ervaringen van de drie pilotteams;
  • Evalueren van de inhoud, vorm, timing en effectiviteit van de leeractiviteiten;
  • In kaart brengen van terugkerende vragen en aanvullende ondersteuningsbehoeften;
  • Vertalen van de pilotervaringen naar een uitvoerbare trainingsaanpak voor de migratie met twaalf teams tegelijk;
  • Tijdens de verdere migratie blijven evalueren en bijstellen.
• Kennis overdragen en resultaten borgen
  • Overdragen van trainingsmateriaal, instructies en inzichten aan interne collega’s;
  • Ondersteunen van sleutelgebruikers en ambassadeurs bij de begeleiding van medewerkers;
  • Vastleggen hoe het trainingsaanbod kan worden beheerd, geactualiseerd en voortgezet.

Beoogde resultaten

De opdracht leidt tot de volgende concrete resultaten:

1. Een trainingsplan dat aansluit op de doelgroepen, leerbehoeften en migratieplanning;
2. Een voorbereid en uitgevoerd trainingsaanbod voor de drie pilotteams;
3. Een evaluatie van de pilot met concrete verbeteringen voor de verdere migratie;
4. Een uitvoerbare trainingsaanpak voor de migratie met twaalf teams tegelijk;
5. Uitgevoerde trainingen, workshops en ondersteuningsmomenten tijdens de migratie;
6. Herbruikbare en actuele trainingsmaterialen en instructies;
7. Inzicht in leerresultaten, terugkerende vragen en aanvullende leerbehoeften;
8. Een overdracht waarmee interne collega’s het materiaal en de ondersteuning kunnen voortzetten.