M365 Governance Specialist

In een wereld die steeds verder digitaliseert, wordt de hoeveelheid data exponentieel groter. Data die beschikbaar komen voor onze processen, zoals bijvoorbeeld Geo-data. Maar ook data die door de organisatie wordt geproduceerd, zoals webcam- en dronebeelden of geautomatiseerde samenvattingen van vergaderingen. Als deze ruwe data niet wordt geordend en volgens een systeem wordt ingelezen en opgeslagen, is het slechts 'dure vervuiling' die het zicht op bruikbare informatie vertroebelt. De VRU heeft in haar strategie het Informatie Gestuurd Werken centraal gezet. Om op basis van informatie de juiste beslissingen en het handelingsperspectief te kiezen, is het noodzakelijk dat we erop kunnen vertrouwen dat die informatie van voldoende kwaliteit is en goed vindbaar is.

Bij de invoering van M365 is de focus geweest op het werkend krijgen van de gewenste functionaliteit en op de adoptie ervan binnen de organisatie. Nu is het tijd om de inrichting van de informatiehuishouding aan te pakken. Juist vanwege de vele mogelijkheden binnen M365 om samen te werken aan bestanden, informatie in verschillende vormen en op verschillende plekken op te slaan, is een wildgroei ontstaan van ongestructureerde en ongeordende data.

De specialist ondersteunt bij het analyseren, adviseren, ontwerpen en inrichten van beleid voor informatiebeheer binnen SharePoint, Teams en OneDrive. Daarbij ligt de focus op retentie- en archiveringsbeleid, een logische en beheersbare informatie- en mappenstructuur, autorisatie- en toegangsbeheer en het gebruik van metadata. De opdrachtnemer bepaalt daarbij zelf de wijze waarop de analyse, advisering en implementatie van de voorgestelde verbeteringen wordt uitgevoerd.

Doel

Het voorkomen van wildgroei aan werkruimten en bestanden, het verbeteren van de vindbaarheid en beheerbaarheid van informatie, het voldoen aan wet- en regelgeving en het beperken van risico's op informatieverlies en datalekken.

Resultaten

• Analysedocument huidige inrichting SharePoint/Teams/OneDrive inclusief risico-inventarisatie;
• Gedragen en realistisch retentiebeleid in overeenstemming met VRU-beleid, archiefwetgeving en de selectielijst (Microsoft Purview retention labels/policies);
• Advies en implementatie van een ordeningsstructuur (sites, bibliotheken, mappen) en verplichte metadatering (content types, kolommen);
• Inrichting van bijvoorbeeld sensitivity labels tbv classificatie en DLP-beleid ter voorkoming van datalekken;
• Advies over governance (site-aanmaakbeleid, levenscyclusbeheer Teams/sites);
• Beleidsdocument met richtlijnen voor eindgebruikers;
• Kennisoverdracht/training aan beheerteam.