Kwartiermaker Kabinetszaken

Kabinetszaken maakt onderdeel uit van het team Bestuursondersteuning. Het kabinet vervult een belangrijke rol in de ondersteuning van de burgemeester en het college. De werkzaamheden omvatten onder andere ceremoniële, protocollaire en representatieve ondersteuning, Koninklijke onderscheidingen, officiële ontvangsten, herdenkingen, bezoeken, toespraken en bestuurlijke communicatie.

Binnen Kabinetszaken komen verschillende werkzaamheden samen: bestuurlijke ondersteuning, representatie, protocol, communicatie, planning, evenementen, financiële beheersing en samenwerking met andere organisatieonderdelen. De dagelijkse werkzaamheden gaan onverminderd door, terwijl tegelijkertijd behoefte bestaat aan meer structuur in onder andere:

• taak- en rolverdeling;
• eigenaarschap;
• planning en prioritering;
• overlegstructuren;
• werkprocessen;
• financieel overzicht;
• samenwerking met aanpalende teams;
• kennisborging en continuïteit.

Doel

Het doel van de opdracht is om Kabinetszaken in de periode tot en met 31 december 2026 te stabiliseren, structureren en professionaliseren, zodat een heldere en overdraagbare basis ontstaat voor de verdere inrichting van het kabinet. De kwartiermaker brengt de bestaande situatie in kaart, ontwikkelt een passende inrichting en zorgt ervoor dat overeengekomen verbeteringen gedurende de opdrachtperiode daadwerkelijk worden ingevoerd. De opdracht is daarmee nadrukkelijk gericht op kwartiermaken: analyseren, adviseren, implementeren, structureren en borgen.

Werkzaamheden

De eerste fase staat volledig in het teken van het analyseren, structureren, verbeteren en waar mogelijk implementeren van de werkwijze binnen Kabinetszaken.

Om bovenstaande resultaten te realiseren kan de opdrachtnemer onder andere:

• gesprekken voeren met betrokken medewerkers en stakeholders;
• bestaande werkprocessen en documenten analyseren;
• taken, verantwoordelijkheden en eigenaarschap inzichtelijk maken;
• knelpunten in samenwerking en werkprocessen analyseren;
• verbetermaatregelen ontwikkelen;
• werkprocessen, formats en overlegstructuren ontwerpen;
• implementatie van verbetermaatregelen begeleiden;
• budgetten en werkzaamheden inzichtelijk maken;
• kennisoverdracht organiseren;
• adviseren van teamleider en andere betrokkenen.

Resultaten

• Analyse huidige situatie
  • huidige taak- en rolverdeling;
  • eigenaarschap van werkzaamheden;
  • planning en prioritering;
  • overlegstructuur;
  • werkprocessen;
  • budgettering en financiële sturing;
  • samenwerking met aanpalende teams;
  • kwetsbaarheden in continuïteit en kennisborging.
  • De analyse bevat een duidelijke beschrijving van knelpunten, overlap, hiaten en verbetermogelijkheden.
• Advies toekomstige inrichting Kabinetszaken
  • voorgestelde taak- en rolverdeling;
  • duidelijke verantwoordelijkheden en eigenaarschap;
  • voorstel voor overleg- en afstemmingsstructuur;
  • planning- en prioriteringssystematiek;
  • inrichting van financieel overzicht en budgetbewaking;
  • samenwerkingsafspraken met betrokken teams;
  • voorstel voor kennisborging en continuïteit;
  • prioriteiten voor een eventuele vervolgfase.
• Implementatie eerste verbetermaatregelen
  • nieuwe of aangescherpte werkafspraken ingevoerd;
  • rollen en verantwoordelijkheden waar mogelijk vastgelegd;
  • een werkbaar overleg- en planningsritme ingericht;
  • eigenaarschap van terugkerende werkzaamheden inzichtelijk;
  • een werkbare systematiek voor prioriteiten en voortgang beschikbaar;
  • eerste verbeteringen in de samenwerking met andere organisatieonderdelen gerealiseerd.
• Financieel overzicht en beheersing
  • beschikbare budgetten inzichtelijk zijn;
  • uitgaven kunnen worden gevolgd;
  • financiële verplichtingen tijdig zichtbaar zijn;
  • periodiek kan worden gestuurd op budget en prioriteiten.
• Borging en overdracht
  • analyse;
  • verbeterplan;
  • gerealiseerde verbeteringen;
  • vastgelegde werkafspraken;
  • rollen en verantwoordelijkheden;
  • planning- en overlegstructuur;
  • financieel overzicht;
  • resterende aandachtspunten;
  • advies voor de vervolgfase.

Het resultaat moet de organisatie in staat stellen om op basis hiervan zelfstandig verder te werken en een onderbouwde keuze te maken over eventueel vervolg.

Zelfstandigheid

De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt binnen de overeengekomen kaders zelf de aanpak, volgorde en wijze van uitvoering. De opdrachtgever stuurt op de afgesproken resultaten en beoordeelt de kwaliteit, bruikbaarheid en tijdigheid van de opgeleverde producten. De opdracht betreft geen structurele invulling van een reguliere functie. De inzet is tijdelijk en gericht op het realiseren van een concreet verander- en verbeterresultaat.

De opdrachtnemer bepaalt zelfstandig de wijze waarop de overeengekomen resultaten worden gerealiseerd, organiseert de eigen werkzaamheden en planning, wordt niet aangestuurd op aanwezigheid of dagelijkse uitvoering, ontvangt geen hiërarchische leiding, legt periodiek verantwoording af over voortgang en resultaten, maakt geen structureel onderdeel uit van de personele formatie en wordt beoordeeld op de overeengekomen resultaten en deliverables.

Afstemming met medewerkers, teamleider, burgemeester en andere betrokkenen vindt uitsluitend plaats voor zover noodzakelijk voor het realiseren en toetsen van de opdrachtresultaten.

De opdrachtnemer kan gedurende de kwartiermakersfase waar noodzakelijk tijdelijk inhoudelijke werkzaamheden uitvoeren om processen daadwerkelijk te kunnen analyseren, toetsen en verbeteren. Deze inzet staat ten dienste van de kwartiermakersopdracht en vormt niet het primaire doel van de opdracht.